Cách đối chiếu thông số kỹ thuật thuốc trừ sâu với chứng nhận phân tích trước khi vận chuyển

Trước khi thuốc trừ sâu sẵn sàng để vận chuyển, bước quan trọng nhất không phải là kiểm tra xem Giấy chứng nhận phân tích (COA) có kết luận "ĐẠT" hay không, mà là phải lấy được Quy cách sản phẩm đã được phê duyệt bởi... Sau đó, hãy kiểm tra từng mục một để xác minh chính xác những gì báo cáo COA này ghi nhận.

Nguyên tắc kiểm toán thực tiễn rất đơn giản:

Thông số kỹ thuật đã được phê duyệt → Phương pháp thử nghiệm → Chứng nhận phân tích lô hàng → Kết quả thực tế → Quyết định tuân thủ → Xuất kho

Chỉ khi nào thông tin nhận dạng sản phẩm, phiên bản đặc tả kỹ thuật, số lô, hạng mục thử nghiệm, phương pháp thử nghiệm và kết quả thực tế đều trùng khớp, và tất cả các tiêu chí chấp nhận áp dụng đều được đáp ứng, thì lô hàng này mới có cơ sở kỹ thuật để tiến hành giai đoạn phê duyệt vận chuyển.

Ngược lại, nếu chứng nhận phân tích (COA) không xác định rõ lô hàng, thiếu các hạng mục thử nghiệm quan trọng, sử dụng các đơn vị không thể so sánh được, hoặc nếu kết quả vượt quá giới hạn chất lượng đã được phê duyệt, thì lô hàng đó không nên được xuất xưởng chỉ vì thời hạn giao hàng đang đến gần.

Điều quan trọng cần lưu ý: Bản thân COA không phải là một bản đặc tả kỹ thuật.

Bản đặc tả kỹ thuật trả lời câu hỏi:

“Sản phẩm này cần đáp ứng những tiêu chuẩn nào?”

COA trả lời câu hỏi:

“Kết quả kiểm tra thực tế của lô hàng cụ thể này là gì?”

Hai tài liệu này cần được xem xét cùng nhau.

Đối với các nhà nhập khẩu, phân phối, đăng ký và chủ sở hữu thương hiệu thuốc trừ sâu, bước này về cơ bản biến câu nói “nhà cung cấp nói sản phẩm tuân thủ quy định” thành “Tôi có bộ tài liệu và dữ liệu thử nghiệm để xác minh xem lô hàng này có đáp ứng các tiêu chuẩn đã thỏa thuận hay không”.

Tại sao bạn nên so sánh chứng nhận phân tích (COA) với tiêu chuẩn kỹ thuật đã được phê duyệt?

Bởi vì chứng chỉ phân tích (COA) chỉ có giá trị kiểm toán thực sự khi có các tiêu chí chấp nhận rõ ràng.

Tổ chức Lương thực và Nông nghiệp Liên hợp quốc (FAO) lưu ý rằng Tiêu chuẩn kỹ thuật thuốc trừ sâu không chỉ được các cơ quan quản lý sử dụng để xác định xem chất lượng sản phẩm trên thị trường có phù hợp với sản phẩm đã đăng ký hay không, mà còn có thể đóng vai trò là một phần của hợp đồng mua bán, cung cấp cho người mua cơ sở về chất lượng dự kiến. Các tiêu chuẩn kỹ thuật thường bao gồm các yêu cầu như hàm lượng hoạt chất, tạp chất liên quan, các đặc tính vật lý và hóa học áp dụng, và độ ổn định khi bảo quản.

Do đó, kiểm toán mua sắm không thể dừng lại ở:

“Nhà cung cấp đã cung cấp giấy chứng nhận phân tích (COA).”

Những câu hỏi thực sự cần đặt ra là:

“Phiên bản nào của Quy chuẩn đã được sử dụng để kiểm tra COA này?”

“Sản phẩm này thuộc lô hàng nào?”

“Kết quả thử nghiệm có đáp ứng các yêu cầu của Tiêu chuẩn này không?”

“Các phương pháp thử nghiệm có tương đồng không?”

Nếu bạn vẫn đang thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng trong giai đoạn phê duyệt nhà cung cấp, trước tiên bạn có thể tham khảo Cách xây dựng bản đặc tả sản phẩm thuốc trừ sâu trước khi được nhà cung cấp phê duyệtBước này nên được thực hiện trước khi bắt đầu sản xuất hàng loạt thương mại.

Thông số kỹ thuật và Giấy chứng nhận phân tích (COA): Sự khác biệt là gì?

Hiểu rõ vai trò của hai loại tài liệu này là bước đầu tiên trong toàn bộ quy trình kiểm toán.

Tài liệu	Mục đích chính	Thông thường tương ứng với
Thông số kỹ thuật sản phẩm	Xác định các yêu cầu chất lượng mà sản phẩm phải đáp ứng.	Sản phẩm
COA	Báo cáo kết quả kiểm tra thực tế.	Lô cụ thể
TDS	Mô tả các đặc tính kỹ thuật của sản phẩm.	Sản phẩm
SDS	Cung cấp thông tin về các mối nguy hiểm, cách xử lý và bảo quản an toàn.	Sản phẩm / Công thức
Bản ghi lô	Ghi lại thông tin liên quan đến quy trình sản xuất.	Hàng loạt
Dữ liệu đăng ký	Hỗ trợ đăng ký tại các thị trường mục tiêu.	Sản phẩm / Thị trường

Những điều này có thể được hiểu như sau:

Thông số kỹ thuật = Tiêu chuẩn

COA = Kết quả thực tế

Ví dụ:

Kiểm tra hàng	Đặc điểm kỹ thuật	Kết quả COA
Thành phần hoạt chất	Phạm vi chấp nhận được chỉ định	Giá trị thử nghiệm thực tế
pH	Phạm vi được chỉ định	Giá trị thử nghiệm thực tế
Khả năng treo	Yêu cầu tối thiểu	Giá trị thử nghiệm thực tế
Sàng ướt	Giới hạn được chỉ định	Giá trị thử nghiệm thực tế

Chỉ khi hai cột này có thể được so sánh một cách hiệu quả thì COA mới thực sự hỗ trợ việc xem xét theo lô.

Nếu bạn muốn hiểu một cách có hệ thống về những gì COA, TDS và SDS có thể xác minh, bạn có thể tham khảo... So sánh COA, TDS và SDS đối với thuốc trừ sâu..

Bước 1: Xác nhận chính xác danh tính sản phẩm

Đừng vội xem kết quả xét nghiệm ngay khi nhận được giấy chứng nhận phân tích (COA).

Trước tiên, hãy xác nhận:

• Thành phần hoạt chất
• Tập trung
• Xây dựng
• Tên sản phẩm hoặc Mã sản phẩm
• Thông tin nhà sản xuất hoặc nguồn gốc, nếu có.
• Tài liệu tham khảo thông số kỹ thuật

Ví dụ, nếu bạn đã mua:

Lambda-Cyhalothrin 25 g/L EC

Khi đó, giấy chứng nhận phân tích (COA) ít nhất phải thể hiện rõ ràng sự tương ứng với sản phẩm cụ thể này—chứ không phải sản phẩm có nồng độ khác, công thức khác hoặc nguyên liệu kỹ thuật khác.

Điều này nghe có vẻ rất cơ bản, nhưng nhiều vấn đề về tài liệu thực chất bắt nguồn từ chính điểm này.

Ví dụ:

Lambda-Cyhalothrin 25 g/L EC

và

Lambda-Cyhalothrin 25% WP

Mặc dù có cùng hoạt chất, nhưng chúng không phải là cùng một công thức hoàn chỉnh.

Các loại công thức khác nhau có nghĩa là:

• Các hệ thống vật lý khác nhau
• Thông số kỹ thuật khác nhau
• Các thông số QC khác nhau
• Bao bì khác nhau
• Các danh tính đăng ký khác nhau

Vì vậy, Trước tiên, hãy xác nhận chính xác sản phẩm nào bạn đang đánh giá trước khi so sánh các con số.

Bước 2: Kiểm tra phiên bản thông số kỹ thuật

Đây là một bước mà nhiều nhân viên thu mua thường bỏ qua.

Đừng chỉ hỏi:

“Bạn có bản mô tả kỹ thuật không?”

Bạn cũng nên xác nhận lại:

Lô hàng này được sử dụng phiên bản thông số kỹ thuật nào?

Các bước kiểm tra được khuyến nghị:

Các mục kiểm soát tài liệu	Cần xác nhận điều gì?
Tên sản phẩm	Liệu nó có nhất quán không?
Xây dựng	Liệu nó có nhất quán không?
Thông số kỹ thuật số	Liệu nó có nhất quán không?
Sửa đổi	Đây có phải là phiên bản đã được phê duyệt không?
Ngày có hiệu lực	Nó còn hiệu lực không?
Mã số phê duyệt	Có thể truy vết được không?

Ví dụ:

Đơn đặt hàng được thực hiện theo Quy cách kỹ thuật phiên bản 02.

Tuy nhiên, chứng nhận phân tích (COA) do nhà cung cấp cung cấp cho biết việc thử nghiệm được tiến hành theo phiên bản Rev. 01.

Trong trường hợp này, người ta không thể chỉ xem xét liệu kết quả có nằm trong phạm vi tiêu chuẩn hay không.

Trước tiên, cần xác nhận xem có bất kỳ thay đổi nào giữa phiên bản Rev. 01 và Rev. 02 ảnh hưởng đến tiêu chí chấp nhận của lô hàng này hay không.

Việc kiểm soát phiên bản này đặc biệt quan trọng đối với các giao dịch mua hàng dài hạn và định kỳ.

Bởi vì khi tranh chấp phát sinh một năm sau đó, vấn đề rắc rối nhất thường không phải là "đã thử nghiệm bao nhiêu phần sản phẩm", mà là:

“Cả hai bên đã thực sự sử dụng bộ tiêu chuẩn nào cho giao dịch mua bán vào thời điểm đó?”

Bước 3: Đối chiếu COA với lô sản xuất thực tế
Không được nhầm lẫn giữa Giấy chứng nhận phân tích mẫu (Sample COA) và Giấy chứng nhận phân tích lô thương mại (Commercial Batch COA).

Nếu nhà cung cấp cung cấp cho bạn chứng nhận phân tích (COA) ở giai đoạn mẫu, thì chứng nhận đó chủ yếu xác nhận kết quả của mẫu đã được thử nghiệm.

Nếu lô hàng đang được chuẩn bị để xuất khẩu là lô hàng thương mại, bạn phải xác minh rằng COA (Giấy chứng nhận phân tích) tương ứng với lô sản xuất thực tế.

Ít nhất, hãy kiểm tra:

Thông tin hàng loạt	Các điểm kiểm toán chính
Số lô	Liệu thông tin này có khớp với lô hàng thực tế không?
Ngay san xuat	Điều đó có hợp lý không?
Ngày thi	Kết quả này có phù hợp với việc kiểm tra lô hàng này không?
Mã sản phẩm	Liệu nó có nhất quán không?
Mã hóa gói	Liệu việc truy xuất nguồn gốc có khả thi không?
Mã thùng carton / nhãn	Sản phẩm này có trùng khớp với lô hàng không?

Ví dụ:

VỚI:

Lô A20261001

Hàng hóa thực tế đã được chuẩn bị để xếp vào container:

Lô B20261005

Trong trường hợp này, chứng nhận phân tích (COA) của lô A không thể trực tiếp được dùng làm bằng chứng chất lượng cho lô B.

Điều này không nhất thiết cho thấy có vấn đề về chất lượng sản phẩm.

Tuy nhiên, điều đó có nghĩa là:

Giấy chứng nhận phân tích này chưa xác minh lô hàng thực tế.

Đối với lần mua hàng số lượng lớn đầu tiên, nên liên kết việc phê duyệt mẫu với việc xem xét lô hàng thương mại. Bạn cũng có thể tham khảo thêm... Kiểm tra mẫu thuốc trừ sâu trước khi đặt hàng số lượng lớn. Tìm hiểu cách liên kết việc phê duyệt mẫu với quá trình sản xuất hàng loạt và kiểm soát chất lượng theo lô tiếp theo.

Bước 4: So sánh từng hạng mục kiểm thử bắt buộc với bản đặc tả kỹ thuật.

Chỉ sau khi xác nhận sản phẩm và lô hàng, bạn mới nên tiến hành xem xét chứng nhận phân tích (COA) thực tế.

Nên tạo một bảng kiểm toán đơn giản:

Kiểm tra hàng	Thông số kỹ thuật đã được phê duyệt	Kết quả COA	Trạng thái	Bình luận
Thành phần hoạt chất	Phạm vi được phê duyệt	Kết quả thực tế	Đạt / Tạm dừng / Không đạt	So sánh trực tiếp
Màu sắc và hình dạng:	Yêu cầu đã được phê duyệt	Quan sát thực tế	Đạt / Tạm dừng / Không đạt	Kiểm tra tính nhất quán
pH	Phạm vi được phê duyệt	Kết quả thực tế	Đạt / Tạm dừng / Không đạt	Nơi áp dụng
Khả năng treo	Yêu cầu đã được phê duyệt	Kết quả thực tế	Đạt / Tạm dừng / Không đạt	Nơi áp dụng
Sàng ướt	Giới hạn được phê duyệt	Kết quả thực tế	Đạt / Tạm dừng / Không đạt	Nơi áp dụng
Các thông số khác	Sản phẩm cụ thể	Kết quả thực tế	Đạt / Tạm dừng / Không đạt	Xem xét lại theo yêu cầu.

Đây là một nguyên tắc rất quan trọng:

Không phải tất cả các loại thuốc trừ sâu đều phải trải qua các bước kiểm tra COA giống hệt nhau.

Các dạng bào chế khác nhau—như SC, EC, WP, WDG, SL, OD và FS—có các đặc tính vật lý khác nhau, do đó các thông số chất lượng áp dụng cũng khác nhau.

Ví dụ, một sản phẩm SC có thể cần tập trung vào khả năng phân tán, sàng ướt, độ nhớt hoặc các đặc tính vật lý khác có liên quan.

Ngược lại, việc đánh giá một sản phẩm EC có thể tập trung nhiều hơn vào các thông số như đặc tính nhũ tương.

Vì vậy, đừng áp dụng một cách máy móc danh sách kiểm tra SC COA cho tất cả các loại thuốc trừ sâu.

Bước 5: Kiểm tra phương pháp thử nghiệm, không chỉ con số.

Đây là yếu tố then chốt để xác định xem các báo cáo so sánh (COA) có thực sự tương đồng hay không.

Giả thiết:

Yêu cầu kỹ thuật:

Khả năng treo ≥ X%

Giấy chứng nhận phân tích (COA) cho thấy:

Kết quả = Y%

Có vẻ đơn giản.

Nhưng bạn cũng nên hỏi:

Kết quả được đo lường như thế nào?

Do các yếu tố như:

• Chuẩn bị mẫu
• Chất lượng nước
• Nhiệt độ
• Điều
• Thủ tục phân tích
• Phương pháp tính toán
• Phiên bản phương pháp

Tất cả những yếu tố đó đều có thể ảnh hưởng đến kết quả xét nghiệm.

Hệ thống tiêu chuẩn thuốc trừ sâu của FAO/WHO nhấn mạnh việc sử dụng các phương pháp thử nghiệm rõ ràng, đáng tin cậy và được thẩm định phù hợp để đánh giá chất lượng; tài liệu kỹ thuật của hệ thống này cũng đặc biệt lưu ý rằng CIPAC từ lâu đã cung cấp một số lượng lớn các phương pháp để thử nghiệm các tính chất hóa học và vật lý của các chế phẩm thuốc trừ sâu.

Do đó, một mối quan hệ kiểm toán chuyên nghiệp hơn cần phải như sau:

Thông số → Phương pháp thử nghiệm → Giới hạn chấp nhận → Kết quả thực tế

thay vì chỉ đơn giản là:

Tham số → Số

Nếu người mua dự định tiến hành kiểm tra tại phòng thí nghiệm độc lập, họ cũng nên xác nhận trước xem phương pháp kiểm tra được cả hai bên sử dụng có tương đương nhau hay không.

Bước 6: Kiểm tra đơn vị và cách diễn đạt kết quả

Đây là một lĩnh vực mà việc đánh giá sai rất phổ biến trong thực tiễn mua sắm.

Ví dụ, bản đặc tả nêu rõ:

250 g / L

Trong khi COA nêu rõ:

25%

Không thể đơn giản cho rằng:

250 = 25%

Từ đó, có thể kết luận rằng hai kết quả này hoàn toàn có thể thay thế cho nhau.

Trước tiên bạn cần xác nhận:

• g/L hoặc g/kg
• w/w hoặc w/v
• liệu mật độ có liên quan hay không
• cơ sở để thể hiện kết quả kiểm tra
• ký hiệu được sử dụng trong Giấy đăng ký
• Phương pháp biểu đạt nào được yêu cầu trong bản đặc tả kỹ thuật?

Đối với một số hoạt chất, cũng cần phải xác nhận cơ sở biểu thức hóa học nào đang được báo cáo, ví dụ:

• tương đương axit
• muối
• ester
• phần tử hoạt động

Những biểu hiện này không thể được xác định chỉ dựa trên các giá trị số.

Do đó, nếu các đơn vị không nhất quán, cách tiếp cận chuyên nghiệp nhất không phải là "tự mình đoán quy đổi".

Hơn là:

Trước tiên hãy xác nhận cơ sở của cách diễn đạt, sau đó tiến hành chuyển đổi kỹ thuật phù hợp và đánh giá sự tuân thủ.

Bước 7: Không nên áp dụng mức dung sai chung cho mọi loại thuốc trừ sâu.

Đây là điểm mà bài báo cần đặc biệt nhấn mạnh.

Nó thường được thấy trên mạng:

“Hàm lượng hoạt chất trong thuốc trừ sâu được phép dao động trong khoảng ±5%.”

Tuyên bố này không phù hợp để sử dụng trực tiếp như một tiêu chuẩn mua sắm chung cho tất cả các loại thuốc trừ sâu.

Các thông số kỹ thuật, thành phần hoạt chất, công thức, tiêu chuẩn tham chiếu và yêu cầu pháp lý có thể khác nhau giữa các sản phẩm.

Ngay cả các tiêu chuẩn của FAO/WHO cũng không phải là một tiêu chuẩn thương mại thống nhất có thể áp dụng một cách máy móc cho tất cả các sản phẩm của nhà cung cấp mà không xét đến sản phẩm cụ thể và mục đích sử dụng của nó. FAO phân biệt rõ ràng giữa các quy trình tiêu chuẩn khác nhau và cơ sở áp dụng tương ứng của chúng.

Do đó, trong quá trình kiểm toán, cần tuân theo phương pháp sau:

Thông số kỹ thuật được phê duyệt trước → Kết quả thực tế sau

Thay vì:

Ưu tiên sự khoan dung trên Internet trước → COA thứ hai

Nếu các bên mua hàng đã thiết lập Tiêu chí Chấp nhận trong hợp đồng hoặc Quy cách kỹ thuật đã được phê duyệt, thì việc đánh giá cần được thực hiện theo các yêu cầu hình thức hiện hành.

Bước 8: Kiểm tra các thông số chất lượng cụ thể của công thức

Hàm lượng hoạt chất rất quan trọng, nhưng đối với công thức thành phẩm, nó thường không phải là yếu tố duy nhất.

Xây dựng	Các lĩnh vực trọng tâm kiểm toán phổ biến
SC	Hoạt chất, khả năng phân tán, sàng ướt, độ nhớt, các đặc tính liên quan đến bảo quản, v.v.
EC	Thành phần hoạt tính, đặc tính nhũ tương, độ axit/kiềm, v.v.
SL	Hoạt chất, độ ổn định của dung dịch, độ pH, v.v.
WP	Hoạt chất, khả năng thấm ướt, khả năng phân tán, sàng ướt, v.v.
WG / WDG	Hoạt chất, khả năng phân tán, khả năng huyền phù, sàng ướt, đặc tính hạt, v.v.
OD	Hoạt chất, tính chất phân tán, sàng ướt, độ nhớt, v.v.
FS	Hoạt chất, đặc tính huyền phù, độ nhớt và các đặc tính xử lý hạt giống áp dụng được.

đó là hướng dẫn kiểm toán; chúng không phải là danh sách kiểm tra bắt buộc, thống nhất. cho tất cả các sản phẩm.

Việc thử nghiệm thực tế vẫn phải được tiến hành theo đúng Thông số kỹ thuật sản phẩm cụ thể và Phương pháp thử nghiệm áp dụng.

Nếu nhóm thu mua của bạn cần phân biệt giữa các phương pháp kiểm soát chất lượng cho các loại công thức khác nhau, hãy tham khảo tài liệu sau: Các loại chế phẩm thuốc trừ sâu: Hướng dẫn dành cho người mua.

Bước 9: Xem xét kỹ các kết quả bị thiếu.

Nếu bạn phát hiện kết quả bị thiếu trên bảng phân tích, đừng vội kết luận:

“Sản phẩm này không đạt tiêu chuẩn.”

Trước tiên, bạn cần phân biệt giữa hai trường hợp.

Dữ liệu bị mất

Ví dụ:

Bản đặc tả kỹ thuật yêu cầu một bài kiểm tra nhất định.

COA không báo cáo điều đó.

Trong trường hợp này, bạn chỉ có thể kết luận:

Cuộc kiểm toán chưa hoàn tất.

Thay vì:

Sản phẩm bị lỗi.

Việc không có kết quả không nhất thiết có nghĩa là kết quả đó không tuân thủ quy định.

Kết quả không đạt tiêu chuẩn

Trường hợp khác là:

Bản đặc tả kỹ thuật đã xác định rõ phạm vi chấp nhận được.

Giấy chứng nhận phân tích (COA) cung cấp kết quả thực tế.

Kết quả này rõ ràng vượt quá giới hạn cho phép.

Chỉ khi đó, điều này mới thực sự cấu thành sự sai lệch chất lượng, đòi hỏi phải xử lý thêm theo hệ thống quản lý chất lượng và các thỏa thuận hợp đồng.

Hai tình huống này hoàn toàn khác nhau.

Bước 10: Bạn nên làm gì nếu kết quả COA không đạt tiêu chuẩn?

Nếu kết quả thực sự không đáp ứng các thông số kỹ thuật đã được phê duyệt, không nên đơn giản hóa vấn đề thành:

“Hãy kiểm tra lại lần nữa.”

Một quy trình hợp lý hơn là:

Xác định → Kiểm chứng → Điều tra → Sửa chữa nếu cần thiết → Kiểm tra lại nếu hợp lý → Phát hành hoặc Từ chối

Bạn có thể áp dụng logic này:

Tình hình	Hành động được đề xuất
Kết quả kiểm tra bị thiếu	Yêu cầu dữ liệu bổ sung hợp lệ
Sự không nhất quán của đơn vị	Xác nhận cơ sở của biểu đạt
Các phương pháp thử nghiệm khác nhau	Xác nhận tính tương đồng của các phương pháp
Lỗi nhập liệu nghi ngờ	Xác minh hồ sơ nguồn
Xác nhận OOS	Khởi xướng sai lệch / Điều tra
Kết quả điều tra xác nhận vấn đề có thể khắc phục được.	Xử lý một cách có kiểm soát theo hệ thống chất lượng.
Kiểm tra lại sau khi đã sửa lỗi.	Xác nhận rằng việc kiểm tra lại có cơ sở kỹ thuật.
Vẫn không đáp ứng được yêu cầu.	Xử lý theo đúng quy trình chất lượng và hợp đồng.

Quan trọng nhất:

Không nên đánh dấu một sai lệch chưa được giải quyết là "đã duyệt" chỉ để kịp thời hạn giao hàng.

Nếu cần làm lại hoặc thực hiện biện pháp khắc phục, việc sản phẩm có đáp ứng các yêu cầu hiện hành hay không phải được xác nhận lại một cách triệt để.

Bước 11: Kiểm tra xem COA có bao gồm tất cả các lô hàng trong lô vận chuyển hay không

Một đơn đặt hàng có thể không chỉ tương ứng với một lô sản xuất duy nhất.

Ví dụ, một đơn đặt hàng có thể bao gồm:

• Lô A
• Lô B
• Lô C

Trong trường hợp này, bạn cần xác nhận:

Mỗi lô sản phẩm thương mại được kiểm tra và truy xuất nguồn gốc như thế nào?

Bạn có thể thiết lập mối quan hệ sau:

Lô sản xuất → Mã đóng gói → Thùng carton → Giấy chứng nhận phân tích (COA) → Vận chuyển

Ví dụ:

Hàng loạt	COA	Mã bao bì	Lô hàng
A	COA-A	A	Bao gồm
B	COA-B	B	Bao gồm
C	COA-C	C	Bao gồm

Điều này đảm bảo cả hai bên có thể nhanh chóng xác định lô hàng tương ứng trong trường hợp có khiếu nại về chất lượng sau này.

Quy trình kiểm soát chất lượng xuất khẩu hiện có của POMAIS cũng nhấn mạnh mối quan hệ truy xuất nguồn gốc giữa Lô sản xuất, Mã đóng gói, Chứng nhận phân tích lô và Lô hàng.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về quy trình kiểm soát chất lượng hoàn chỉnh từ khâu sản xuất đến khi xếp hàng vào container, vui lòng tham khảo... Quy trình kiểm soát chất lượng thuốc trừ sâu trước khi xuất khẩu.

Ví dụ thực tiễn về kiểm toán chứng nhận phân tích thuốc trừ sâu (COA)

Sau đây ví dụ hư cấu Minh họa logic kiểm toán.

Lưu ý: Các con số dưới đây chỉ được sử dụng để minh họa phương pháp kiểm toán; chúng không đại diện cho các thông số kỹ thuật theo quy định của bất kỳ sản phẩm thuốc trừ sâu thực tế nào, cũng không phải là dữ liệu COA thực tế từ POMAIS.

Giả sử sản phẩm sau đây đã được mua:

Ví dụ sản phẩm: SC 250 g/L

Các thông số kỹ thuật đã được phê duyệt quy định như sau:

Kiểm tra hàng	Thông số kỹ thuật đã được phê duyệt
Thành phần hoạt chất	Phạm vi chấp nhận được chỉ định
pH	Phạm vi được chỉ định
Khả năng treo	Yêu cầu tối thiểu
Sàng ướt	Giới hạn được chỉ định

COA do nhà cung cấp gửi:

Kiểm tra hàng	Đặc điểm kỹ thuật	Kết quả COA	Kiểm toán
Thành phần hoạt chất	Nằm trong phạm vi được phê duyệt	Trong phạm vi	Qua
pH	Nằm trong phạm vi được phê duyệt	Trong phạm vi	Qua
Khả năng treo	Đáp ứng tối thiểu	Đáp ứng tối thiểu	Qua
Sàng ướt	Yêu cầu	không được báo cáo	Giư

Lô hàng này không thể được phân loại trực tiếp là:

Sản phẩm lỗi

Vì điều còn thiếu là dữ liệu, chứ không phải bằng chứng cho thấy kết quả xét nghiệm không đạt tiêu chuẩn.

Một kết luận chính xác hơn sẽ là:

Tạm dừng — Cần thêm thông tin trước khi phê duyệt vận chuyển cuối cùng.

Quá trình xem xét sẽ tiếp tục khi nhà cung cấp cung cấp dữ liệu hợp lệ.

Sự phân biệt này rất quan trọng đối với nhân viên thu mua.

Kết quả bị thiếu không đồng nghĩa với kết quả thất bại.

Những dấu hiệu đáng ngờ thường gặp nhất trong chứng nhận phân tích thuốc trừ sâu là gì?

Nếu bạn cần xem xét một lượng lớn tài liệu của nhà cung cấp mỗi ngày, hãy ưu tiên kiểm tra các vấn đề sau.

Cờ đỏ	Vì sao điều này đáng được chú ý
Không có số lô	Không thể xác nhận COA này tương ứng với lô sản xuất nào.
Tên sản phẩm không chính xác	Nhận dạng sản phẩm có thể không nhất quán.
Công thức không chính xác	Công thức cuối cùng có thể không giống nhau.
Thông số kỹ thuật bị thiếu	Không thể xác nhận tiêu chuẩn nào đã được sử dụng để kiểm tra.
Bài kiểm tra bắt buộc bị thiếu	Cuộc kiểm toán không thể hoàn tất.
Chỉ hiển thị "ĐẠT"	Không thể trực tiếp xác minh kết quả thực tế.
Đơn vị khác nhau	Việc so sánh trực tiếp có thể không khả thi.
Phương pháp kiểm thử bị thiếu	Cần xác nhận tính tương đồng của kết quả.
Ngày cấp giấy chứng nhận phân tích (COA) không rõ ràng.	Không thể xác định sự tương ứng của dữ liệu.
Mẫu COA được sử dụng cho lô hàng số lượng lớn	Không thể tự động xác minh lô hàng thương mại
Lô hàng khác nhau trên cùng một thùng	Khả năng truy xuất nguồn gốc phải được xác nhận lại.
Tài liệu mâu thuẫn	Tính nhất quán của tài liệu kỹ thuật phải được xác minh.

Tuy nhiên, xin lưu ý:

Một "dấu hiệu đáng ngờ" không tự động đồng nghĩa với "gian lận".

Ví dụ, nếu chứng nhận phân tích (COA) không bao gồm số lô, nguyên nhân có thể là do lỗi mẫu tài liệu hoặc nhà cung cấp cung cấp phiên bản không chính xác.

Một quy trình mua sắm chuyên nghiệp cần phải:

Xác định vấn đề → Yêu cầu bằng chứng → Xác minh → Đưa ra quyết định

Thay vì:

Nhận thấy sự khác biệt → Ngay lập tức cáo buộc nhà cung cấp

Cách tiếp cận này phù hợp hơn với quản lý chất lượng B2B thực sự.

Bạn nên quyết định như thế nào: Chấp nhận, Giữ lại hay Từ chối?

Để giúp nhân viên mua sắm đưa ra quyết định nhanh chóng, có thể sử dụng ba trạng thái đơn giản.

Trạng thái	Các tình huống có thể áp dụng	Hành động được đề xuất
Qua	Tất cả các yêu cầu áp dụng đã được xác minh và đáp ứng.	tiến hành bước tiếp theo
Giư	Dữ liệu quan trọng bị thiếu hoặc tồn tại các vấn đề chưa được giải quyết.	Hiện tại chưa nên phát hành.
Không phù hợp	Dữ liệu đáng tin cậy chứng minh việc không tuân thủ các yêu cầu hiện hành.	Không nên xuất xưởng trực tiếp dưới dạng lô hàng đạt tiêu chuẩn.

Còn một điểm khác biệt quan trọng nữa ở đây:

"Giữ lại" không giống với "Từ chối".

Nếu kết quả yêu cầu bị thiếu trong COA, bạn có thể cần phải nộp thêm tài liệu bổ sung.

Nếu kết quả nằm ngoài phạm vi quy định, có thể cần tiến hành điều tra sai lệch chính thức.

Do đó, nhân viên mua sắm không nên chỉ phân loại tất cả các vấn đề là "Chấp nhận được" hoặc "Bị từ chối".

Trong hoạt động kinh doanh thực tế, việc thêm một Giư Việc thiết lập mối quan hệ tốt có thể giúp giảm đáng kể các tranh chấp không cần thiết.

Người mua có nên yêu cầu kiểm tra độc lập trước khi giao hàng không?

Không phải mọi lô hàng đều cần được kiểm tra bởi bên thứ ba.

Quyết định tiến hành kiểm tra độc lập nên dựa trên mức độ rủi ro liên quan đến đơn đặt hàng.

Các tình huống sau đây cần được xem xét kỹ lưỡng hơn:

• Đơn hàng đầu tiên với nhà cung cấp mới
• Lô hàng có giá trị cao
• Sản phẩm liên kết đăng ký
• Cung cấp cho Chính phủ hoặc qua đấu thầu
• Tranh chấp chất lượng trước đây
• Thông số kỹ thuật sản phẩm quan trọng
• Hợp đồng mua bán cần được xác minh độc lập.

Kiểm tra bởi bên thứ ba có thể bao gồm:

• Lấy mẫu
• Phân tích thành phần hoạt tính
• Các thông số vật lý liên quan
• Kiểm tra bao bì
• Xác minh số lượng
• Xác minh lô hàng

Tuy nhiên, cần làm rõ điều này:

Kiểm tra độc lập đóng vai trò như một lớp xác minh bổ sung; nó không thay thế cho các trách nhiệm kiểm soát chất lượng tiêu chuẩn của nhà cung cấp.

Tương tự, một kết quả kiểm tra đạt yêu cầu từ bên thứ ba không có nghĩa là tất cả các lô hàng trong tương lai từ nhà cung cấp đó cũng sẽ tự động đạt yêu cầu.

Kiểm toán COA đóng vai trò như thế nào trong toàn bộ quy trình xuất khẩu?

Việc kiểm toán COA không phải là toàn bộ quy trình kiểm soát chất lượng xuất khẩu.

Nó giống như một trong những điểm kiểm soát quan trọng hơn.

Toàn bộ quy trình có thể được hiểu như sau:

Thông số kỹ thuật sản phẩm

↓

Phê duyệt mẫu

↓

Sản phẩm thương mại

↓

Kiểm tra chất lượng lô hàng hoàn chỉnh

↓

COA lô

↓

Đóng gói & Kiểm tra lô hàng

↓

Xem xét tài liệu

↓

Phát hành lô hàng

Do đó, nếu bạn chỉ dựa vào một chứng nhận phân tích (COA) duy nhất để đánh giá toàn bộ đơn hàng, bạn có thể dễ dàng bỏ sót:

• Bao bì không đúng
• Nhãn không đúng
• Mã lô hàng không chính xác
• Số lượng không chính xác
• Không khớp tài liệu
• Sai lệch chất lượng chưa được giải quyết

Quy trình kiểm soát chất lượng xuất khẩu hiện có của POMAIS đã liên kết các bước này với nhau.

Đối với các dự án mua sắm yêu cầu hệ thống tài liệu kỹ thuật toàn diện hơn, bạn cũng có thể tham khảo thêm. Tài liệu kỹ thuật thuốc trừ sâu: Người mua nên yêu cầu gì từ nhà cung cấp?.

Bảng so sánh giữa đặc điểm kỹ thuật thuốc trừ sâu trước khi vận chuyển và chứng nhận phân tích (COA).

Nếu bạn cần áp dụng trực tiếp thông tin trong bài viết này vào công việc mua sắm của mình, bạn có thể sử dụng danh sách kiểm tra bên dưới.

Mục kiểm toán	Kiểm tra người mua
Nhận dạng sản phẩm	Thành phần hoạt chất, nồng độ và công thức có nhất quán không?
Đặc điểm kỹ thuật	Liệu phiên bản được phê duyệt chính xác có đang được sử dụng không?
Sửa đổi thông số kỹ thuật	Phiên bản sửa đổi và ngày có hiệu lực đã được xác nhận chưa?
Số lô	Giấy chứng nhận phân tích (COA) có khớp với lô hàng thương mại thực tế không?
Ngay san xuat	Liệu khả năng truy xuất nguồn gốc có được đảm bảo?
Kiểm tra mục	Tất cả các hạng mục được yêu cầu trong bản đặc tả kỹ thuật đã được đáp ứng chưa?
Phương pháp thử	Các phương pháp thử nghiệm có được định nghĩa rõ ràng và có thể so sánh được không?
Các đơn vị	Các đơn vị như g/L, g/kg và % có nhất quán hay đã được chuyển đổi chính xác chưa?
Thành phần hoạt chất	Kết quả thực tế có đáp ứng các tiêu chí chấp nhận hiện hành không?
Tính chất vật lý	Các thông số cụ thể cho từng công thức có đáp ứng yêu cầu không?
Tạp chất liên quan	Nếu có, các cuộc kiểm toán liên quan đã được hoàn thành chưa?
Dữ liệu bị mất	Còn thiếu sót dữ liệu nào chưa được giải quyết không?
Kết quả OOS	Có kết quả nào nằm ngoài phạm vi quy định không?
Đóng gói	Bao bì sản phẩm có đáp ứng các yêu cầu đã được phê duyệt không?
Mã hóa hàng loạt	Nhãn mác, bao bì, thùng carton và giấy chứng nhận phân tích (COA) có khớp nhau không?
Lô hàng	Liệu tất cả các lô hàng đã xuất xưởng đều có lý do chứng minh chất lượng rõ ràng?
Độ lệch	Còn vấn đề chất lượng nào chưa được giải quyết không?
Quyết định cuối cùng	Đạt, Giữ lại, hay Không đạt tiêu chuẩn?

Giá trị thực sự của bảng này không phải là để khiến người mua phải điền thêm một mẫu đơn nữa.

Giá trị của nó nằm ở việc biến câu nói “Tôi nghĩ COA này ổn rồi” thành:

Tôi đã kiểm tra những gì, cơ sở kiểm tra là gì, những mục nào đã được chấp thuận và những mục nào vẫn cần xác nhận.

Người mua nên hỏi nhà cung cấp những câu hỏi gì trước khi giao hàng?

Nếu bạn muốn nâng cao hiệu quả giao tiếp với nhà cung cấp, không nên chỉ đơn giản gửi:

“Vui lòng gửi COA.”

Thay vào đó, bạn có thể hỏi trực tiếp:

Thông số kỹ thuật sản phẩm đã được phê duyệt nào đã được sử dụng cho lô hàng này?

Số lô sản xuất là gì?

Giấy chứng nhận phân tích này có phản ánh chính xác lô hàng thực tế được chuẩn bị để vận chuyển không?

Những phương pháp thử nghiệm nào đã được sử dụng cho các kết quả được báo cáo?

Đã bao gồm tất cả các thông số kỹ thuật cần thiết chưa?

Còn tồn tại bất kỳ sai lệch chất lượng nào chưa được giải quyết không?

Nếu lô hàng gồm nhiều lô nhỏ, vui lòng cung cấp chứng nhận phân tích (COA) tương ứng cho từng lô.

Những câu hỏi này thể hiện trình độ chuyên nghiệp cao hơn so với việc chỉ đơn giản yêu cầu "giấy chứng nhận kiểm toán".

Vì điều bạn thực sự cần là:

Bằng chứng chất lượng có thể truy xuất nguồn gốc

Không chỉ là một tập tin PDF.

POMAIS xử lý các cuộc thảo luận về thông số kỹ thuật và chất lượng lô hàng như thế nào?

POMAIS hợp tác với các nhà nhập khẩu, phân phối, công ty đăng ký thuốc trừ sâu và các thương hiệu bảo vệ cây trồng cần các sản phẩm thương mại đáp ứng các yêu cầu sản phẩm đã được xác định.

Đối với một dự án tìm nguồn cung ứng, cuộc thảo luận kỹ thuật có thể bắt đầu như sau:

• Thành phần hoạt chất
• Tập trung
• Xây dựng
• Quốc gia đến
• Thông số kỹ thuật sản phẩm
• Đóng gói
• Số lượng dự kiến
• Trạng thái đăng ký
• Các tài liệu kỹ thuật cần thiết

Tùy thuộc vào sản phẩm và dự án, bộ tài liệu có thể bao gồm Đặc tả sản phẩm, Giấy chứng nhận phân tích (COA), Bảng dữ liệu kỹ thuật (TDS), Bảng dữ liệu an toàn vật liệu (SDS/MSDS), thông tin liên quan đến lô sản phẩm và các tài liệu hỗ trợ kỹ thuật hoặc đăng ký khác có liên quan.

Điểm quan trọng không chỉ đơn thuần là số lượng tài liệu mà nhà cung cấp có thể gửi.

Câu hỏi hữu ích hơn là liệu:

Danh tính sản phẩm rõ ràng, thông số kỹ thuật đã được thống nhất, lô hàng có thể truy xuất nguồn gốc và chứng nhận phân tích (COA) có thể được đánh giá dựa trên các tiêu chí chấp nhận chính xác.

Bạn cũng có thể xem lại thông tin hiện tại. Danh mục sản phẩm thuốc trừ sâu của POMAIS khi so sánh các hoạt chất và công thức bào chế hiện có trên thị trường của bạn.

Đối với một dự án tìm nguồn cung ứng thực tế, người mua có thể cung cấp hoạt chất, nồng độ, công thức, quốc gia đến, yêu cầu đóng gói và số lượng đặt hàng dự kiến. Điều này cho phép làm rõ các yêu cầu kỹ thuật và thương mại trước khi bắt đầu sản xuất hàng loạt.

Câu Hỏi Thường Gặp

Giấy chứng nhận phân tích (COA) có đủ để phê duyệt lô hàng thuốc trừ sâu không?

STT

Giấy chứng nhận phân tích (COA) cung cấp thông tin kiểm nghiệm cụ thể cho từng lô hàng, nhưng cần được xem xét đối chiếu với Quy cách kỹ thuật sản phẩm hiện hành và liên kết với lô hàng thực tế.

Bao bì, mã lô hàng, nhãn mác và các yêu cầu thương mại khác cũng có thể cần được xác minh riêng.

Sự khác biệt giữa tiêu chuẩn kỹ thuật thuốc trừ sâu và chứng nhận phân tích (COA) là gì?

Bản đặc tả sản phẩm xác định các tiêu chuẩn mà sản phẩm dự kiến ​​phải đáp ứng.

Báo cáo COA thể hiện kết quả thực tế thu được từ một mẫu hoặc lô sản phẩm cụ thể.

Giấy chứng nhận phân tích (COA) sẽ trở nên hữu ích hơn nhiều khi kết quả của nó có thể được so sánh trực tiếp với tiêu chuẩn kỹ thuật đã được phê duyệt.

Giấy chứng nhận phân tích (COA) có cần bao gồm số lô sản phẩm không?

Đối với việc xác minh chất lượng ở cấp độ lô hàng, việc có mã số lô hoặc mẻ hàng rõ ràng là vô cùng quan trọng vì nó cho phép người mua liên kết chứng nhận phân tích (COA) với hàng hóa thương mại thực tế.

Tôi có thể sử dụng COA mẫu cho lô hàng số lượng lớn không?

Không tự động.

Giấy chứng nhận phân tích mẫu (COA) mô tả mẫu đã được thử nghiệm. Nó không tự động được coi là bằng chứng cho thấy lô sản xuất thương mại sau này đáp ứng các yêu cầu tương tự.

Lô sản phẩm thương mại phải được đánh giá theo Quy chuẩn sản phẩm đã được phê duyệt và các quy trình kiểm soát chất lượng phù hợp ở cấp độ lô.

Nếu một kết quả xét nghiệm bắt buộc bị thiếu trong COA thì sao?

Không nên tự động phân loại sản phẩm là không đạt tiêu chuẩn.

Trước tiên, hãy xác định xem bài kiểm tra có cần thiết cho lô hàng đó hay không và liệu thông tin còn thiếu có thể được cung cấp hoặc xác minh một cách hợp lệ hay không.

Cho đến khi vấn đề được giải quyết, lô hàng có thể phải tạm giữ.

Nếu kết quả COA nằm ngoài phạm vi quy định thì sao?

Hãy coi đây là một sai lệch về chất lượng cần được điều tra thích đáng.

Không nên chỉ đơn thuần điều chỉnh giới hạn chấp nhận để kết quả đạt yêu cầu.

Tùy thuộc vào tình huống, kết quả có thể cần được kiểm chứng, nguyên nhân cần được điều tra và các biện pháp khắc phục hoặc thử nghiệm bổ sung cần được xem xét theo hệ thống quản lý chất lượng hiện hành.

Liệu tất cả các loại thuốc trừ sâu đều sử dụng cùng các thông số COA?

STT

Các thông số áp dụng phụ thuộc vào hoạt chất, công thức, đặc điểm kỹ thuật sản phẩm, bối cảnh pháp lý và mục đích sử dụng.

Sản phẩm SC, EC, WP, WDG hoặc FS có thể có các yêu cầu về chất lượng vật lý khác nhau.

Có quy tắc chung nào về sai số ±5% khi chấp nhận chứng chỉ phân tích thuốc trừ sâu không?

STT

Người mua không nên áp dụng một mức dung sai chung duy nhất cho mọi loại thuốc trừ sâu.

Các yêu cầu chấp nhận cần được xác định dựa trên đặc điểm kỹ thuật sản phẩm hiện hành, các yêu cầu đăng ký, các tài liệu tham khảo kỹ thuật được công nhận và các tiêu chí thương mại đã được thống nhất.

Người mua có nên yêu cầu kiểm tra bởi bên thứ ba đối với mọi lô hàng không?

Không cần thiết.

Kiểm thử độc lập có thể rất hữu ích cho các dự án rủi ro cao hoặc giá trị cao, đơn đặt hàng đầu tiên, sản phẩm liên kết với đăng ký, đấu thầu hoặc các trường hợp người mua yêu cầu xác minh bổ sung.

Phạm vi phù hợp nên được xác định dựa trên mức độ rủi ro.

Giấy chứng nhận phân tích (COA) đạt tiêu chuẩn có chứng minh rằng thuốc trừ sâu đó có thể được nhập khẩu hay không?

STT

Chất lượng sản phẩm và sự cho phép của cơ quan quản lý là hai vấn đề riêng biệt.

Người mua vẫn cần xác nhận việc đăng ký thị trường đích, các yêu cầu nhập khẩu, ghi nhãn, đóng gói và các quy định pháp lý khác có liên quan.

Một chứng nhận phân tích (COA) duy nhất có thể bao gồm nhiều lô sản phẩm khác nhau không?

Điều này không nên được mặc định một cách tự động.

Nếu một lô hàng chứa nhiều lô sản phẩm khác nhau, người mua nên xác nhận cách thức kiểm tra từng lô và sự tương ứng giữa các chứng nhận phân tích (COA) liên quan với hàng hóa thực tế.

Quyết định cuối cùng trước khi giao hàng

Trước khi phê duyệt lô hàng thuốc trừ sâu, đừng chỉ hỏi những điều sau:

“Nhà cung cấp đã gửi chứng nhận phân tích (COA) chưa?”

Hãy đặt thêm năm câu hỏi hữu ích nữa:

1. Đây có phải là sản phẩm chính xác mà chúng ta đã phê duyệt không?

2. Đây có phải là phiên bản thông số kỹ thuật chính xác không?

3. Giấy chứng nhận phân tích (COA) có khớp với lô sản xuất thực tế không?

4. Các kết quả báo cáo có đáp ứng các tiêu chí chấp nhận hiện hành bằng các phương pháp phù hợp không?

5. Còn vấn đề nào chưa được giải quyết về chất lượng, khả năng truy xuất nguồn gốc hoặc tài liệu không?

Nếu câu trả lời rõ ràng, COA sẽ trở thành bằng chứng hữu ích trong quá trình giải phóng lô hàng.

Nếu một trong những câu trả lời quan trọng không rõ ràng, thì quyết định đúng thường là... Giữ lại và xác minhKhông phải chấp thuận ngay lập tức và cũng không phải từ chối ngay lập tức.

Đối với việc mua sắm thuốc trừ sâu quốc tế, sự khác biệt nhỏ đó có thể ngăn chặn một vấn đề về tài liệu kỹ thuật leo thang thành tranh chấp về lô hàng.

Mục tiêu của việc kiểm toán COA không phải là thu thập thêm tài liệu. Mục tiêu là thiết lập mối liên hệ rõ ràng, có thể truy vết giữa thông số kỹ thuật đã được phê duyệt, lô hàng thực tế, kết quả đo lường và sản phẩm được vận chuyển.