Hoe controleer je een pesticidespecificatie aan de hand van het analysecertificaat (COA) vóór verzending?

Voordat bestrijdingsmiddelen verzendklaar zijn, is de belangrijkste stap niet om te controleren of het analysecertificaat (COA) de conclusie "GESLAAGD" heeft, maar om de door de fabrikant goedgekeurde productspecificatie op te vragen. en vervolgens, item voor item, precies controleren wat dit analysecertificaat (COA) vermeldt.

Een praktische auditlogica is heel eenvoudig:

Goedgekeurde specificatie → Testmethode → Batchcertificaat van analyse → Werkelijk resultaat → Besluit inzake conformiteit → Vrijgave voor verzending

Alleen als de productidentiteit, specificatieversie, batchnummer, testonderdelen, testmethoden en daadwerkelijke resultaten allemaal overeenkomen, en aan alle toepasselijke acceptatiecriteria is voldaan, heeft deze batch een technische basis om door te gaan naar de fase van verzendgoedkeuring.

Omgekeerd geldt dat als het analysecertificaat (COA) de batch niet duidelijk identificeert, essentiële testonderdelen mist, niet-vergelijkbare eenheden gebruikt of als de resultaten de goedgekeurde kwaliteitslimieten overschrijden, de batch niet mag worden vrijgegeven, simpelweg omdat de verzendtermijn nadert.

Het is belangrijk op te merken: Het COA zelf is geen specificatie.

Een specificatie beantwoordt de vraag:

Aan welke normen moet dit product voldoen?

Een COA beantwoordt de vraag:

“Wat waren de daadwerkelijke testresultaten voor deze specifieke partij?”

Deze twee documenten moeten samen worden bekeken.

Voor importeurs, distributeurs, registranten en merkeigenaren van bestrijdingsmiddelen verandert deze stap in feite de uitspraak "de leverancier zegt dat het product voldoet aan de eisen" in "ik heb een reeks documenten en testgegevens om te verifiëren of deze partij voldoet aan de overeengekomen normen."

Waarom zou u het COA vergelijken met de goedgekeurde specificaties?

Een COA heeft pas echte auditwaarde als er duidelijke acceptatiecriteria bestaan.

De FAO merkt op dat pesticidespecificaties niet alleen door regelgevende instanties worden gebruikt om te bepalen of de kwaliteit van producten op de markt overeenkomt met die van geregistreerde producten, maar ook deel kunnen uitmaken van een verkoopcontract, waardoor kopers een basis krijgen voor de verwachte kwaliteit. Specificaties omvatten doorgaans eisen zoals het gehalte aan werkzame stof, relevante onzuiverheden, toepasselijke fysische en chemische eigenschappen en stabiliteit tijdens opslag.

Daarom mogen inkoopaudits niet stoppen bij:

“De leverancier heeft een analysecertificaat (COA) verstrekt.”

De echte vragen die we moeten stellen zijn:

Welke versie van de specificatie is gebruikt om dit COA te testen?

“Bij welke productiebatch hoort dit?”

Voldoen de testresultaten aan de eisen van deze specificatie?

Zijn de testmethoden vergelijkbaar?

Als u tijdens de leveranciersgoedkeuringsfase nog bezig bent met het vaststellen van kwaliteitsnormen, kunt u eerst verwijzen naar Hoe stel je een productspecificatie voor een bestrijdingsmiddel op vóór goedkeuring door de leverancier?Deze stap moet plaatsvinden voordat de commerciële batchproductie begint.

Specificatie en COA: Wat is het verschil?

Het begrijpen van de rol van deze twee documenten is de eerste stap in het gehele auditproces.

Document	Primair doel	Komt doorgaans overeen met
Product Specificatie	Definieert de kwaliteitseisen waaraan het product moet voldoen.	Product
COA	Rapporteert de daadwerkelijke testresultaten	Specifieke batch
TDS	Beschrijft de technische kenmerken van het product.	Product
SDS	Bevat informatie over gevaren, veilige hantering en opslag.	Product / Formulering
Batchregistratie	Registreert informatie met betrekking tot het productieproces.	Partij
Registratiegegevens	Ondersteunt registratie in de beoogde markten.	Product / Markt

Dit kan als volgt worden begrepen:

Specificatie = Standaard

COA = Werkelijk resultaat

Bijvoorbeeld:

Test Item	Specificaties	COA-resultaat
Actief ingrediënt	Gespecificeerd acceptatiebereik	Werkelijke testwaarde
pH	Opgegeven bereik	Werkelijke testwaarde
Suspendeerbaarheid	Minimale vereiste	Werkelijke testwaarde
Natte zeef	Gespecificeerde limiet	Werkelijke testwaarde

Pas wanneer deze twee kolommen effectief met elkaar vergeleken kunnen worden, kan het analysecertificaat (COA) daadwerkelijk een batchbeoordeling ondersteunen.

Als u eerst een systematisch inzicht wilt krijgen in wat het COA, TDS en SDS elk kunnen verifiëren, kunt u het volgende raadplegen: COA versus TDS versus SDS voor pesticiden.

Stap 1: Bevestig de exacte productidentiteit

Ga niet meteen naar de testresultaten kijken zodra je het COA (Certificate of Analysis) ontvangt.

Bevestig eerst:

• Actief ingrediënt
• Concentratie
• formulering
• Productnaam of productcode
• Informatie over de fabrikant of leverancier, indien van toepassing.
• Specificatiereferentie

Als u bijvoorbeeld het volgende hebt gekocht:

Lambda-cyhalothrin 25 g/L EC

Het analysecertificaat (COA) moet dan in ieder geval duidelijk betrekking hebben op dit specifieke product en niet op een product met een andere concentratie, een andere samenstelling of een ander technisch materiaal.

Dit lijkt misschien heel vanzelfsprekend, maar veel problemen met documenten komen eigenlijk voort uit dit punt.

Bijvoorbeeld:

Lambda-cyhalothrin 25 g/L EC

en

Lambda-cyhalothrin 25% WP

Hoewel ze hetzelfde actieve ingrediënt bevatten, zijn het niet dezelfde eindproducten.

Verschillende formuleringstypen betekenen:

• Verschillende fysieke systemen
• Verschillende specificaties
• Verschillende QC-parameters
• Verschillende verpakkingen
• Verschillende registratie-identiteiten

daarom Controleer eerst welk product je precies beoordeelt voordat je de cijfers vergelijkt.

Stap 2: Controleer de specificatieversie

Dit is een stap die veel inkoopmedewerkers vaak over het hoofd zien.

Vraag het niet alleen:

“Heeft u specificaties?”

U dient ook te bevestigen:

Welke specificatieversie is voor deze batch gebruikt?

Aanbevolen controles:

Documentbeheeritems	Wat moet er bevestigd worden?
Product	Is het consistent?
formulering	Is het consistent?
Specificatie nummer	Is het consistent?
Herziening	Is dit een goedgekeurde versie?
Ingangsdatum	Is het nog steeds geldig?
Goedkeuringsreferentie	Is het traceerbaar?

Bijvoorbeeld:

De inkooporder is uitgevoerd conform specificatie revisie 02.

Het door de leverancier verstrekte analysecertificaat (COA) vermeldt echter dat de testen zijn uitgevoerd volgens revisie 01.

In deze situatie kan men niet simpelweg kijken of de resultaten binnen de specificaties vallen.

Allereerst is het nodig om te bevestigen of er wijzigingen zijn tussen revisie 01 en revisie 02 die van invloed zijn op de acceptatiecriteria voor deze batch.

Deze versiebeheerfunctie is met name belangrijk voor aankopen op de lange termijn die regelmatig terugkeren.

Want als er een jaar later een geschil ontstaat, is de meest problematische kwestie vaak niet "hoeveel van het product is getest", maar veeleer:

“Welke normen hanteerden beide partijen destijds bij de aankoop?”

Stap 3: Koppel het analysecertificaat (COA) aan de daadwerkelijke productiebatch.
COA's van monsters en COA's van commerciële batches mogen niet met elkaar worden verward.

Als de leverancier u een analysecertificaat (COA) voor de monsterfase verstrekt, certificeert dit in de eerste plaats de resultaten van het geteste monster.

Als de voor export voorbereide partij een commerciële partij is, moet u controleren of het analysecertificaat (COA) overeenkomt met de daadwerkelijke productiepartij.

Controleer in ieder geval het volgende:

Batchinformatie	Belangrijkste controlepunten
Batchnummer	Komt het overeen met de daadwerkelijke zending?
Productie datum	Is dat redelijk?
Testdatum	Komt dit overeen met de testresultaten van deze batch?
Product Code	Is het consistent?
Pakketcodering	Is traceerbaarheid mogelijk?
Doos-/etiketcode	Komt het overeen met de batch?

Bijvoorbeeld:

MET DE:

Batch A20261001

De daadwerkelijke goederen die klaar zijn voor het laden in de container:

Batch B20261005

In dit geval kan het analysecertificaat (COA) voor batch A niet rechtstreeks dienen als kwaliteitsbewijs voor batch B.

Dit duidt niet per se op een probleem met de productkwaliteit.

Dit betekent echter wel:

Dit analysecertificaat (COA) heeft de daadwerkelijke verzendbatch nog niet geverifieerd.

Voor de eerste grote bestelling is het aan te raden de goedkeuring van het monster te koppelen aan de beoordeling van de commerciële batch. U kunt ook verwijzen naar Pesticidenmonsters testen vóór een bulkbestelling Om te leren hoe je de goedkeuring van monsters koppelt aan de daaropvolgende massaproductie en kwaliteitscontrole van batches.

Stap 4: Vergelijk elk vereist testonderdeel met de specificatie.

Pas nadat het product en de batch zijn bevestigd, kunt u overgaan tot de daadwerkelijke beoordeling van het analysecertificaat (COA).

Het is aan te raden een eenvoudige audittabel aan te maken:

Test Item	Goedgekeurde specificatie	COA-resultaat	Status	Opmerking
Actief ingrediënt	Goedgekeurd bereik	Werkelijke resultaat	Geslaagd / Niet geslaagd / Niet geslaagd	Vergelijk direct
het Uiterlijk	Goedgekeurde vereiste	Feitelijke observatie	Geslaagd / Niet geslaagd / Niet geslaagd	Controleer de consistentie
pH	Goedgekeurd bereik	Werkelijke resultaat	Geslaagd / Niet geslaagd / Niet geslaagd	Waar van toepassing
Suspendeerbaarheid	Goedgekeurde vereiste	Werkelijke resultaat	Geslaagd / Niet geslaagd / Niet geslaagd	Waar van toepassing
Natte zeef	Goedgekeurde limiet	Werkelijke resultaat	Geslaagd / Niet geslaagd / Niet geslaagd	Waar van toepassing
andere parameters	Productspecifiek	Werkelijke resultaat	Geslaagd / Niet geslaagd / Niet geslaagd	Beoordeling indien nodig

Hier volgt een zeer belangrijk principe:

Niet alle bestrijdingsmiddelen hoeven aan exact dezelfde analysepunten (COA) te worden onderworpen.

Verschillende formuleringen – zoals SC, EC, WP, WDG, SL, OD en FS – hebben verschillende fysische eigenschappen, waardoor de toepasselijke kwaliteitsparameters ook variëren.

Een SC-product kan bijvoorbeeld de nadruk leggen op suspendeerbaarheid, natte zeefwerking, viscositeit of andere relevante fysische eigenschappen.

Omgekeerd kan de beoordeling van een EC-product zich meer richten op parameters zoals de eigenschappen van de emulsie.

Pas de SC COA-checklist dus niet mechanisch toe op alle bestrijdingsmiddelen.

Stap 5: Controleer de testmethode, niet alleen het getal.

Dit is de sleutel tot het bepalen of COA's daadwerkelijk vergelijkbaar zijn.

Veronderstelling:

Specificatievereiste:

Suspensibiliteit ≥ X%

Het COA toont aan:

Resultaat = Y%

Het lijkt eenvoudig.

Maar je zou je ook moeten afvragen:

Hoe werd het resultaat gemeten?

Vanwege factoren zoals:

• Voorbereiding van het monster
• Waterkwaliteit
• Temperatuur
• Conditioning
• Analytische procedure
• Rekenmethode
• Methodeversie

al deze factoren kunnen de testresultaten beïnvloeden.

Het FAO/WHO-systeem voor pesticidespecificaties benadrukt het gebruik van duidelijke, betrouwbare en adequaat gevalideerde testmethoden voor kwaliteitsbeoordeling; in de technische documentatie wordt ook specifiek vermeld dat CIPAC al lange tijd een groot aantal methoden levert voor het testen van de chemische en fysische eigenschappen van pesticideformuleringen.

Een professionelere auditrelatie zou daarom het volgende moeten inhouden:

Parameter → Testmethode → Acceptatiegrens → Werkelijk resultaat

in plaats van simpelweg:

Parameter → Nummer

Als de koper van plan is om onafhankelijke laboratoriumtests te laten uitvoeren, dient hij vooraf te controleren of de door beide partijen gebruikte testmethoden vergelijkbaar zijn.

Stap 6: Controleer de eenheden en de manier waarop de resultaten worden weergegeven.

Dit is een gebied waar inschattingsfouten in de praktijk zeer vaak voorkomen.

De specificatie vermeldt bijvoorbeeld het volgende:

250 g / L

Terwijl het COA het volgende stelt:

25%

Men kan er niet zomaar van uitgaan dat:

250 25% =

en concluderen daarom dat de twee resultaten volledig uitwisselbaar zijn.

U moet eerst bevestigen:

• g/L of g/kg
• w/w of w/v
• of de dichtheid hierbij een rol speelt
• de basis voor het weergeven van de testresultaten
• de notatie die in het registratiedocument wordt gebruikt
• Welke expressiemethode is vereist volgens de specificatie?

Voor sommige werkzame stoffen is het ook nodig om te bevestigen op welke chemische basis de resultaten worden weergegeven, bijvoorbeeld:

• zuurequivalent
• zout
• ester
• actieve component

Deze uitdrukkingen kunnen niet uitsluitend op basis van numerieke waarden worden bepaald.

Als de eenheden dus niet consistent zijn, is de meest professionele aanpak niet om zelf de omrekening te gokken.

Liever:

Bevestig eerst de basis van de uitdrukking, voer vervolgens de juiste technische omzetting en conformiteitsbeoordeling uit.

Stap 7: Gebruik geen universele tolerantie voor elk bestrijdingsmiddel.

Dit is een punt dat het artikel nadrukkelijk moet benadrukken.

Het wordt vaak online gezien:

“Het gehalte aan werkzame stof in bestrijdingsmiddelen mag met ±5% variëren.”

Deze verklaring is niet geschikt om direct te worden gebruikt als universele inkoopnorm voor alle bestrijdingsmiddelen.

Specificaties, werkzame bestanddelen, samenstellingen, referentiestandaarden en wettelijke voorschriften kunnen per product verschillen.

Zelfs de FAO/WHO-specificaties vormen geen uniforme commerciële standaard die mechanisch kan worden toegepast op alle producten van leveranciers, los van het specifieke product en het beoogde gebruik ervan. De FAO maakt een duidelijk onderscheid tussen verschillende specificatieprocedures en hun respectievelijke toepassingsgrondslagen.

Daarom moet tijdens audits de volgende aanpak worden gevolgd:

Eerst goedgekeurde specificaties → daarna het daadwerkelijke resultaat

Liever dan:

Internettolerantie eerst → COA daarna

Indien de kopende partijen reeds acceptatiecriteria in een contract of goedgekeurde specificatie hebben vastgelegd, dienen beoordelingen te worden gemaakt in overeenstemming met de van toepassing zijnde formele vereisten.

Stap 8: Controleer de formulering-specifieke kwaliteitsparameters

Het gehalte aan actieve ingrediënten is belangrijk, maar voor de uiteindelijke formulering is het meestal niet de enige factor.

formulering	Algemene aandachtspunten bij audits
SC	Actief bestanddeel, suspendeerbaarheid, natte zeef, viscositeit, opslaggerelateerde eigenschappen, enz.
EC	Actief bestanddeel, emulsie-eigenschappen, zuurgraad/alkaliteit, enz.
SL	Actief bestanddeel, stabiliteit van de oplossing, pH-waarde, enz.
WP	Actief bestanddeel, bevochtigbaarheid, suspendeerbaarheid, natte zeef, enz.
WG / WDG	Actief bestanddeel, dispergeerbaarheid, suspendeerbaarheid, natte zeef, korreleigenschappen, enz.
OD	Actief bestanddeel, dispersiegedrag, natte zeef, viscositeit, enz.
FS	Actief bestanddeel, suspensiegedrag, viscositeit en toepasbare zaadbehandelingseigenschappen

Dit zijn auditrichtlijnen; ze vormen geen verplichte, uniforme testchecklist. voor alle producten.

De daadwerkelijke tests moeten nog steeds worden uitgevoerd in overeenstemming met de specifieke productspecificatie en de toepasselijke testmethode.

Als uw inkoopteam onderscheid moet maken tussen kwaliteitscontrolemethoden voor verschillende formuleringstypen, raadpleeg dan de volgende informatie: Soorten pesticidenformuleringen: een koopgids.

Stap 9: Controleer de ontbrekende resultaten zorgvuldig.

Als u een ontbrekend resultaat op het analysecertificaat (COA) opmerkt, trek dan niet meteen de volgende conclusies:

“Dit product voldoet niet aan de voorschriften.”

Je moet eerst onderscheid maken tussen twee scenario's.

Ontbrekende gegevens

Bijvoorbeeld:

De specificatie vereist een bepaalde test.

De COA meldt dit niet.

In dit geval kunt u alleen maar de volgende conclusie trekken:

De audit is onvolledig.

Liever dan:

Het product voldeed niet aan de verwachtingen.

Het ontbreken van een resultaat betekent niet noodzakelijkerwijs dat het resultaat niet aan de eisen voldoet.

Resultaat buiten de specificaties

Het andere scenario is:

De specificatie definieert duidelijk het acceptatiebereik.

Het analysecertificaat (COA) geeft het daadwerkelijke resultaat weer.

Het resultaat overschrijdt duidelijk de geldende limieten.

Pas dan is er sprake van een daadwerkelijke kwaliteitsafwijking, die verdere afhandeling vereist conform het kwaliteitssysteem en de contractuele afspraken.

Deze twee situaties zijn totaal verschillend.

Stap 10: Wat moet u doen als een COA-resultaat buiten de specificaties valt?

Als een resultaat inderdaad niet voldoet aan de goedgekeurde specificaties, is het niet aan te raden het probleem simpelweg te reduceren tot:

“Test het gewoon nog een keer.”

Een meer redelijke aanpak is:

Identificeren → Verifiëren → Onderzoeken → Corrigeren indien nodig → Opnieuw testen indien gerechtvaardigd → Vrijgeven of afwijzen

Je kunt deze logica volgen:

Situatie	Aangeraden actie
Ontbrekende testresultaten	Vraag om geldige aanvullende gegevens.
Eenheidsinconsistentie	Bevestig de basis van de uitdrukking
Verschillende testmethoden	Bevestig de vergelijkbaarheid van de methoden.
Vermoedelijke invoerfout	Controleer de brongegevens.
Bevestig OOS	Afwijking/onderzoek starten
Uit onderzoek blijkt dat het probleem oplosbaar is.	Verwerk op een gecontroleerde manier volgens het kwaliteitssysteem.
Herhaal de test na correctie.	Bevestig dat de hertest een technische basis heeft.
Voldoet nog steeds niet aan de eisen.	Handel volgens de kwaliteits- en contractuele procedures.

Het belangrijkst:

Markeer een onopgeloste afwijking niet als "goedgekeurd" alleen maar om een ​​verzenddeadline te halen.

Indien herstelwerkzaamheden of corrigerende maatregelen nodig zijn, moet uiteindelijk opnieuw worden bevestigd of het product aan de geldende eisen voldoet.

Stap 11: Controleer of het analysecertificaat (COA) elke partij in de zending dekt.

Een enkele inkooporder hoeft niet overeen te komen met slechts één productiebatch.

Een inkooporder kan bijvoorbeeld het volgende bevatten:

• Batch A
• Batch B
• Batch C

In dit geval moet u het volgende bevestigen:

Hoe wordt elke commerciële partij getest en getraceerd?

Je kunt de volgende relatie tot stand brengen:

Productiebatch → Verpakkingscode → Doos → COA → Verzending

Bijvoorbeeld:

Partij	COA	Verpakkingscode	Verzending
A	COA-A	A	Inbegrepen
B	COA-B	B	Inbegrepen
C	COA-C	C	Inbegrepen

Dit zorgt ervoor dat beide partijen in geval van een latere kwaliteitsklacht snel de betreffende batch kunnen identificeren.

Het bestaande kwaliteitscontroleproces voor export van POMAIS legt ook de nadruk op de traceerbaarheid tussen productiebatch, verpakkingscode, batchcertificaat van analyse (COA) en zending.

Als u meer wilt weten over het volledige kwaliteitscontroleproces, van productie tot het laden van containers, kunt u terecht bij... Hoe wordt de kwaliteit van pesticiden gecontroleerd vóór export?.

Een praktisch voorbeeld van een COA-audit voor bestrijdingsmiddelen

De volgende fictief voorbeeld Dit illustreert de auditlogica.

Let op: de onderstaande cijfers dienen uitsluitend ter illustratie van de auditmethode; ze vertegenwoordigen niet de wettelijke specificaties van een daadwerkelijk bestrijdingsmiddel, noch zijn het daadwerkelijke COA-gegevens van POMAIS.

Stel dat het volgende product is aangeschaft:

Voorbeeldproduct: 250 g/L SC

De goedgekeurde specificaties schrijven het volgende voor:

Test Item	Goedgekeurde specificatie
Actief ingrediënt	Gespecificeerd acceptatiebereik
pH	Opgegeven bereik
Suspendeerbaarheid	Minimale vereiste
Natte zeef	Gespecificeerde limiet

Door de leverancier ingediend analysecertificaat (COA):

Test Item	Specificaties	COA-resultaat	Audit
Actief ingrediënt	Binnen het goedgekeurde bereik	Binnen bereik	Passeren
pH	Binnen het goedgekeurde bereik	Binnen bereik	Passeren
Suspendeerbaarheid	Voldoet minimaal	Voldoet minimaal	Passeren
Natte zeef	Nodig	niet gerapporteerd	Houden

Deze partij kan niet direct als volgt worden geclassificeerd:

Mislukt product

Want wat ontbreekt zijn gegevens, niet het bewijs dat de testresultaten niet aan de eisen voldoen.

Een nauwkeurigere conclusie zou zijn:

Wachtstand — Aanvullende informatie is vereist voordat de verzending definitief wordt goedgekeurd.

De beoordeling wordt voortgezet zodra de leverancier geldige gegevens heeft verstrekt.

Dit onderscheid is zeer belangrijk voor inkoopmedewerkers.

Ontbrekend resultaat ≠ Mislukt resultaat

Wat zijn de meest voorkomende waarschuwingssignalen in een analysecertificaat voor bestrijdingsmiddelen?

Als u dagelijks een groot aantal leveranciersdocumenten moet controleren, geef dan prioriteit aan de volgende punten.

Rode vlag	Waarom het de moeite waard is om er aandacht aan te besteden
Geen batchnummer	Het is niet mogelijk vast te stellen bij welke productiebatch het analysecertificaat (COA) hoort.
Onjuiste productnaam	De productidentiteit kan inconsistent zijn.
Onjuiste formulering	Het eindresultaat kan afwijken van de uiteindelijke formulering.
Ontbrekende specificatieversie	Het is niet mogelijk te bevestigen welke norm is gebruikt voor de tests.
Vereiste test ontbreekt	De audit kan niet volledig worden afgerond.
Alleen "PASS" wordt weergegeven.	Kan de werkelijke resultaten niet rechtstreeks verifiëren.
De eenheid is anders.	Een directe vergelijking is mogelijk niet haalbaar.
Testmethode ontbreekt	De vergelijkbaarheid van de resultaten moet worden bevestigd.
De datum van het COA is onduidelijk.	Kan de correspondentie tussen gegevens niet vaststellen.
Voorbeeld van een analysecertificaat (COA) gebruikt voor bulkbatch.	De commerciële batch kan niet automatisch worden geverifieerd.
Verschillende batches op de doos.	De traceerbaarheid moet opnieuw worden bevestigd.
Tegenstrijdige documenten	De consistentie van de technische documenten moet worden geverifieerd.

Let wel:

Een "rode vlag" betekent niet automatisch "fraude".

Als een analysecertificaat (COA) bijvoorbeeld geen batchnummer bevat, kan dit te wijten zijn aan een probleem met de documentsjabloon of aan het feit dat de leverancier een onjuiste versie heeft aangeleverd.

Een professioneel inkoopproces moet aan de volgende eisen voldoen:

Het probleem vaststellen → Bewijs opvragen → Controleren → De beslissing nemen

Liever dan:

Zie je een verschil? Beschuldig de leverancier dan meteen!

Deze aanpak sluit beter aan bij echt kwaliteitsmanagement in de B2B-sector.

Hoe moet je beslissen: Passen, Aanhouden of Afwijzen?

Om inkoopmedewerkers te helpen snel beslissingen te nemen, kunnen drie eenvoudige statussen worden gebruikt.

Status	Toepasselijke scenario's	Aangeraden actie
Passeren	Aan alle toepasselijke vereisten is voldaan.	Ga verder naar de volgende stap.
Houden	Er ontbreken cruciale gegevens of er bestaan ​​onopgeloste problemen.	Niet vrijgeven voorlopig
Niet-conform	Betrouwbare gegevens tonen aan dat niet aan de toepasselijke eisen is voldaan.	Mag niet direct als conforme batch worden vrijgegeven.

Er is hier nog een belangrijk onderscheid:

"Vasthouden" is niet hetzelfde als "Afwijzen".

Als een vereist resultaat ontbreekt in het analysecertificaat (COA), moet u mogelijk aanvullende documentatie indienen.

Als de resultaten buiten de specificaties vallen, kan een formeel afwijkingsonderzoek nodig zijn.

Inkoopmedewerkers zouden daarom niet alle kwesties uitsluitend als "Acceptabel" of "Afgekeurd" moeten categoriseren.

In de praktijk betekent het toevoegen van een Houden Status kan onnodige conflicten aanzienlijk verminderen.

Moeten kopers onafhankelijke tests aanvragen vóór verzending?

Niet elke zending hoeft door een derde partij te worden getest.

De beslissing om onafhankelijke tests te laten uitvoeren, moet gebaseerd zijn op het risico dat aan de bestelling verbonden is.

De volgende situaties verdienen nader onderzoek:

• Eerste bestelling bij een nieuwe leverancier
• Zending van hoge waarde
• Registratie-gekoppeld product
• Overheids- of aanbestedingslevering
• Eerder kwaliteitsgeschil
• Kritische productspecificatie
• Het koopcontract vereist onafhankelijke verificatie.

Testen door derden kunnen betrekking hebben op:

• monsterneming
• Actieve ingrediëntanalyse
• Relevante fysische parameters
• Verpakkingsinspectie:
• Hoeveelheidsverificatie
• Verzendingsverificatie

Het is echter belangrijk om het volgende te verduidelijken:

Onafhankelijke tests dienen als een extra verificatielaag; ze vervangen niet de standaard kwaliteitscontroleverantwoordelijkheden van de leverancier.

Evenzo betekent een enkel positief testresultaat van een externe partij niet dat alle toekomstige batches van de leverancier automatisch ook aan de eisen zullen voldoen.

Hoe past de COA-audit in het volledige exportproces?

De COA-audit is niet het volledige kwaliteitscontroleproces voor exportproducten.

Het is eerder een van de belangrijkste controlepunten.

Het volledige proces kan als volgt worden begrepen:

Product Specificatie

↓

Voorbeeld goedkeuring

↓

Commerciële productie

↓

Kwaliteitscontrole van de voltooide batch

↓

Batch COA

↓

Verpakking en batchverificatie

↓

Documentbeoordeling

↓

Verzendingsvrijgave

Als u dus uitsluitend vertrouwt op één enkel analysecertificaat (COA) om de gehele order te beoordelen, kunt u gemakkelijk het volgende over het hoofd zien:

• Onjuiste verpakking
• Onjuist label
• Onjuiste batchcodering
• Onjuiste hoeveelheid
• Document komt niet overeen
• Onopgeloste kwaliteitsafwijking

Het bestaande kwaliteitscontroleproces voor export van POMAIS koppelt deze stappen al aan elkaar.

Voor aanbestedingsprojecten die een uitgebreider technisch documentatiesysteem vereisen, kunt u ook verwijzen naar Technische documentatie voor bestrijdingsmiddelen: Wat kopers van een leverancier moeten opvragen.

Controlelijst voor pesticidespecificaties vóór verzending versus COA (Certificate of Analysis)

Als u de informatie in dit artikel direct wilt toepassen op uw inkoopwerkzaamheden, kunt u de onderstaande checklist gebruiken.

Audit-item	Koperscontrole
Productidentiteit	Zijn het actieve ingrediënt, de concentratie en de samenstelling consistent?
Specificaties	Wordt de correcte, goedgekeurde versie gebruikt?
Specificatieherziening	Zijn de herziening en de ingangsdatum bevestigd?
Batchnummer	Komt het analysecertificaat overeen met de daadwerkelijke commerciële batch?
Productie datum	Is de traceerbaarheid gewaarborgd?
Test items	Zijn alle in de specificatie vereiste onderdelen gedekt?
Testmethoden	Zijn de testmethoden duidelijk gedefinieerd en vergelijkbaar?
Eenheden	Zijn eenheden zoals g/L, g/kg en % consistent of zijn ze correct omgerekend?
Actief ingrediënt	Voldoen de daadwerkelijke resultaten aan de geldende acceptatiecriteria?
Fysieke eigenschappen	Voldoen de toepasselijke formulering-specifieke parameters aan de eisen?
Relevante onzuiverheden	Zijn de relevante audits, indien van toepassing, uitgevoerd?
Ontbrekende gegevens	Zijn er nog onopgeloste hiaten in de gegevens?
OOS-resultaat	Zijn er resultaten die buiten de specificaties vallen?
Verpakken	Voldoet de verpakking aan de goedgekeurde eisen?
Batchcodering	Komen de etiketten, de verpakking, de dozen en het analysecertificaat overeen?
Verzending	Zijn alle verzonden partijen voorzien van een duidelijke kwaliteitsverantwoording?
afwijkingen	Zijn er nog onopgeloste kwaliteitsproblemen?
Laatste beslissing	Goedgekeurd, in afwachting of niet-conform?

De werkelijke waarde van deze tabel is niet dat kopers nóg een formulier moeten invullen.

De waarde ervan schuilt in het transformeren van "Ik denk dat dit COA prima is" in:

Wat ik heb gecontroleerd, wat de basis was, welke punten zijn goedgekeurd en welke punten nog bevestiging nodig hebben.

Wat moeten kopers de leverancier vragen vóór verzending?

Als u de efficiëntie van de communicatie met leveranciers wilt verbeteren, is het niet aan te raden om simpelweg het volgende te versturen:

"Stuur het COA alstublieft op."

Je kunt het in plaats daarvan ook direct vragen:

Welke goedgekeurde productspecificatie is voor deze batch gebruikt?

Wat is het productiebatchnummer?

Vertegenwoordigt dit analysecertificaat de daadwerkelijke partij die voor verzending is klaargemaakt?

Welke testmethoden werden gebruikt voor de gerapporteerde resultaten?

Zijn alle vereiste specificatieparameters opgenomen?

Zijn er nog onopgeloste kwaliteitsafwijkingen?

Als de zending meerdere partijen bevat, kunt u dan voor elke partij het bijbehorende analysecertificaat (COA) verstrekken?

Deze vragen getuigen van een hoger niveau van professionaliteit dan simpelweg vragen naar "het COA".

Want wat je echt nodig hebt is:

Traceerbaar kwaliteitsbewijs

Niet zomaar een PDF-bestand.

Hoe POMAIS omgaat met discussies over specificaties en batchkwaliteit

POMAIS werkt samen met importeurs, distributeurs, registratiebedrijven en gewasbeschermingsmerken van bestrijdingsmiddelen die commerciële producten nodig hebben die aan vastgestelde producteisen voldoen.

Bij een inkoopproject kan de technische discussie als volgt beginnen:

• Actief ingrediënt
• Concentratie
• formulering
• Land van bestemming
• Product Specificatie
• Verpakken
• Verwachte hoeveelheid
• Registratie Status
• Vereiste technische documenten

Afhankelijk van het product en het project kan het documentatiepakket de productspecificatie, het analysecertificaat (COA), het technisch gegevensblad (TDS), het veiligheidsinformatieblad (SDS/MSDS), batchgerelateerde informatie en andere relevante technische documenten of documenten ter ondersteuning van de registratie bevatten.

Het belangrijkste is niet alleen hoeveel documenten een leverancier kan versturen.

De nuttigere vraag is of:

De productidentiteit is duidelijk, de specificaties zijn overeengekomen, de batch is traceerbaar en het analysecertificaat kan worden beoordeeld aan de hand van de juiste acceptatiecriteria.

U kunt ook de huidige versie bekijken. POMAIS pesticidenproductportfolio bij het vergelijken van beschikbare actieve ingrediënten en formuleringen voor uw markt.

Voor een concreet inkoopproject kunnen kopers het actieve ingrediënt, de concentratie, de formulering, het land van bestemming, de verpakkingseisen en de verwachte bestelhoeveelheid opgeven. Hierdoor kunnen de technische en commerciële eisen worden verduidelijkt voordat de massaproductie van start gaat.

Veelgestelde Vragen / FAQ

Is een analysecertificaat (COA) voldoende om een ​​pesticidezending goed te keuren?

Nee.

Een analysecertificaat (COA) bevat batchspecifieke testinformatie, maar moet worden gecontroleerd aan de hand van de toepasselijke productspecificatie en gekoppeld aan de daadwerkelijke verzendbatch.

Verpakking, batchidentificatie, etikettering en andere commerciële vereisten kunnen ook afzonderlijke verificatie vereisen.

Wat is het verschil tussen een pesticidespecificatie en een COA?

De productspecificatie definieert de normen waaraan het product moet voldoen.

Het analysecertificaat (COA) vermeldt de daadwerkelijke resultaten die zijn verkregen uit een specifiek monster of een bepaalde productiebatch.

Het COA (Certificate of Assessment) wordt veel nuttiger wanneer de resultaten ervan direct vergeleken kunnen worden met de goedgekeurde specificatie.

Moet het analysecertificaat het batchnummer bevatten?

Voor kwaliteitscontrole op batchniveau is een duidelijke batch- of lotreferentie van groot belang, omdat de koper hierdoor het analysecertificaat kan koppelen aan de daadwerkelijke handelsgoederen.

Kan ik een voorbeeld-COA gebruiken voor een bulkzending?

Niet automatisch.

Een analysecertificaat (COA) van een monster beschrijft het geteste monster. Het mag niet automatisch worden beschouwd als bewijs dat een latere commerciële productiebatch aan dezelfde eisen voldoet.

De commerciële partij moet worden beoordeeld in overeenstemming met de goedgekeurde productspecificatie en de toepasselijke kwaliteitscontroleprocedures op partijniveau.

Wat als een van de vereiste testresultaten ontbreekt in het COA?

Classificeer het product niet automatisch als niet-conform.

Bepaal eerst of de test voor de batch vereist is en of de ontbrekende informatie op rechtmatige wijze kan worden verstrekt of geverifieerd.

Totdat het probleem is opgelost, kan de verzending mogelijk in de wacht worden gezet.

Wat als het COA-resultaat buiten de specificaties valt?

Beschouw dit als een kwaliteitsafwijking die nader onderzoek vereist.

Pas de acceptatiegrens niet zomaar aan om het resultaat te laten slagen.

Afhankelijk van de situatie kan het nodig zijn het resultaat te verifiëren, de oorzaak te onderzoeken en corrigerende maatregelen of aanvullende tests te overwegen in overeenstemming met het geldende kwaliteitssysteem.

Gebruiken alle bestrijdingsmiddelen dezelfde analyseparameters?

Nee.

De relevante parameters zijn afhankelijk van het actieve bestanddeel, de formulering, de productspecificaties, de regelgeving en het beoogde gebruik.

Een SC-, EC-, WP-, WDG- of FS-product kan verschillende eisen stellen aan de fysieke kwaliteit.

Is er een universele regel van ±5% voor de acceptatie van analysecertificaten van pesticiden?

Nee.

Kopers dienen niet één universele tolerantiegrens te hanteren voor alle bestrijdingsmiddelen.

De acceptatie-eisen moeten worden afgeleid uit de toepasselijke productspecificatie, registratie-eisen, erkende technische referenties en overeengekomen commerciële criteria.

Moeten kopers voor elke zending een onafhankelijke test laten uitvoeren?

Niet per se.

Onafhankelijke tests kunnen waardevol zijn voor risicovolle of waardevolle projecten, eerste bestellingen, producten die aan registratie zijn gekoppeld, aanbestedingen of situaties waarin de koper aanvullende verificatie vereist.

De juiste reikwijdte moet worden bepaald op basis van het risico.

Bewijst een goedgekeurd analysecertificaat dat een bestrijdingsmiddel mag worden geïmporteerd?

Nee.

Productkwaliteit en wettelijke goedkeuring zijn twee aparte kwesties.

De koper dient nog steeds de registratie op de bestemmingsmarkt, de invoervereisten, de etikettering, de verpakking en andere toepasselijke wettelijke voorschriften te bevestigen.

Kan één analysecertificaat meerdere productiebatches dekken?

Dit mag niet automatisch als vanzelfsprekend worden beschouwd.

Als een zending meerdere partijen bevat, moet de koper bevestigen hoe elke partij wordt getest en hoe de relevante analysecertificaten (COA's) overeenkomen met de daadwerkelijke goederen.

Definitieve beslissing vóór verzending

Voordat u een levering van bestrijdingsmiddelen goedkeurt, moet u niet alleen de volgende vragen stellen:

Heeft de leverancier het analysecertificaat (COA) opgestuurd?

Stel nog vijf nuttige vragen:

1. Is dit precies het product dat we hebben goedgekeurd?

2. Is dit de juiste versie van de specificaties?

3. Komt het analysecertificaat overeen met de daadwerkelijke productiebatch?

4. Voldoen de gerapporteerde resultaten aan de toepasselijke acceptatiecriteria, op basis van de juiste methoden?

5. Zijn er nog onopgeloste problemen met betrekking tot kwaliteit, traceerbaarheid of documentatie?

Als de antwoorden duidelijk zijn, vormt het analysecertificaat (COA) nuttig bewijsmateriaal in het vrijgaveproces van de zending.

Als een van de cruciale antwoorden onduidelijk is, is de juiste beslissing vaak Vasthouden en verifiërenNiet onmiddellijke goedkeuring en niet onmiddellijke afwijzing.

Bij de internationale inkoop van bestrijdingsmiddelen kan dat kleine verschil voorkomen dat een probleem met een technisch document uitmondt in een geschil over een levering.

Het doel van een COA-audit is niet om meer documenten te verzamelen. Het is om een ​​duidelijke, traceerbare link te leggen tussen de goedgekeurde specificatie, de daadwerkelijke batch, de gemeten resultaten en het product dat wordt verzonden.