Cara Mengaudit Spesifikasi Pestisida Terhadap COA Sebelum Pengiriman

Sebelum pestisida siap dikirim, langkah terpenting bukanlah memeriksa apakah COA diakhiri dengan "LULUS," melainkan mendapatkan Spesifikasi Produk yang telah disetujui oleh lalu verifikasi, satu per satu, persis apa yang dilaporkan dalam COA ini.

Logika audit praktis sangat sederhana:

Spesifikasi yang Disetujui → Metode Pengujian → COA Batch → Hasil Aktual → Keputusan Kepatuhan → Pelepasan Pengiriman

Hanya jika identitas produk, versi spesifikasi, nomor batch, item pengujian, metode pengujian, dan hasil aktual semuanya selaras, dan semua kriteria penerimaan yang berlaku terpenuhi, maka batch ini memiliki dasar teknis untuk melanjutkan ke tahap persetujuan pengiriman.

Sebaliknya, jika COA tidak secara jelas mengidentifikasi batch, tidak memiliki item pengujian utama, menggunakan satuan yang tidak sebanding, atau jika hasilnya melebihi batas kualitas yang disetujui, batch tersebut tidak boleh dilepas hanya karena batas waktu pengiriman sudah dekat.

Penting untuk diperhatikan: COA itu sendiri bukanlah sebuah Spesifikasi.

Spesifikasi menjawab pertanyaan:

“Standar apa yang harus dipenuhi produk ini?”

COA menjawab pertanyaan tersebut:

“Bagaimana hasil pengujian sebenarnya untuk batch spesifik ini?”

Kedua dokumen ini harus ditinjau bersama-sama.

Bagi importir, distributor, pendaftar, dan pemilik merek pestisida, langkah ini pada dasarnya mengubah pernyataan “pemasok mengatakan produk tersebut sesuai” menjadi “Saya memiliki serangkaian dokumen dan data uji untuk memverifikasi apakah batch ini memenuhi standar yang telah disepakati.”

Mengapa Anda Harus Membandingkan COA dengan Spesifikasi yang Disetujui?

Karena COA (Certificate of Audit) hanya memiliki nilai audit yang sebenarnya jika terdapat kriteria penerimaan yang jelas.

FAO mencatat bahwa Spesifikasi Pestisida tidak hanya digunakan oleh badan pengatur untuk menentukan apakah kualitas produk di pasaran sesuai dengan produk yang terdaftar, tetapi juga dapat berfungsi sebagai bagian dari kontrak penjualan, memberikan dasar bagi pembeli untuk mengetahui kualitas yang diharapkan. Spesifikasi biasanya mencakup persyaratan seperti kandungan bahan aktif, pengotor yang relevan, sifat fisik dan kimia yang berlaku, dan stabilitas penyimpanan.

Oleh karena itu, audit pengadaan tidak dapat berhenti pada:

“Pemasok memberikan COA (Sertifikat Analisis).”

Pertanyaan sebenarnya yang perlu diajukan adalah:

“Versi Spesifikasi mana yang digunakan untuk menguji COA ini?”

“Ini sesuai dengan batch produksi yang mana?”

“Apakah hasil pengujian memenuhi persyaratan Spesifikasi ini?”

“Apakah metode pengujiannya dapat dibandingkan?”

Jika Anda masih menetapkan standar kualitas selama fase persetujuan pemasok, Anda dapat terlebih dahulu merujuk pada Cara Mengembangkan Spesifikasi Produk Pestisida Sebelum Persetujuan PemasokLangkah ini harus dilakukan sebelum produksi batch komersial dimulai.

Spesifikasi dan COA: Apa Perbedaannya?

Memahami peran kedua dokumen ini adalah langkah pertama dalam keseluruhan proses audit.

Dokumen	Tujuan utama	Biasanya Sesuai dengan
Spesifikasi Produk	Menentukan persyaratan kualitas yang harus dipenuhi oleh produk.	Produk
COA	Melaporkan hasil tes sebenarnya	Batch Spesifik
TDS	Menjelaskan karakteristik teknis produk.	Produk
SDS	Memberikan informasi tentang bahaya, penanganan yang aman, dan penyimpanan.	Produk / Formulasi
Catatan Batch	Mencatat informasi yang berkaitan dengan proses manufaktur.	Sekumpulan
Data Registrasi	Mendukung pendaftaran di pasar sasaran	Produk / Pasar

Hal ini dapat dipahami sebagai:

Spesifikasi = Standar

COA = Hasil Aktual

Sebagai contoh:

Uji Butir	Spesifikasi	Hasil COA
Bahan aktif	Rentang Penerimaan yang Ditentukan	Nilai Uji Aktual
pH	Rentang yang ditentukan	Nilai Uji Aktual
Ketergantungan	Persyaratan Minimum	Nilai Uji Aktual
Saringan Basah	Batas yang ditentukan	Nilai Uji Aktual

Hanya ketika kedua kolom ini dapat dibandingkan secara efektif, COA dapat benar-benar mendukung tinjauan batch.

Jika Anda ingin terlebih dahulu memperoleh pemahaman sistematis tentang apa yang dapat diverifikasi oleh COA, TDS, dan SDS, Anda dapat merujuk ke COA vs. TDS vs. SDS untuk Pestisida.

Langkah 1: Konfirmasi Identitas Produk yang Tepat

Jangan langsung melihat hasil tes begitu Anda menerima COA.

Pertama, pastikan:

• Bahan aktif
• Konsentrasi
• Perumusan
• Nama Produk atau Kode Produk
• Informasi Produsen atau Sumber, jika berlaku
• Referensi Spesifikasi

Sebagai contoh, jika Anda membeli:

Lambda-Cyhalothrin 25 g/L EC

Maka, COA setidaknya harus jelas sesuai dengan produk spesifik ini—bukan produk dengan konsentrasi berbeda, formulasi berbeda, atau bahan teknis yang berbeda.

Ini mungkin tampak sangat mendasar, tetapi banyak masalah dokumen sebenarnya berakar dari poin ini.

Sebagai contoh:

Lambda-Cyhalothrin 25 g/L EC

ke

Lambda-Cyhalothrin 25% WP

Meskipun keduanya memiliki bahan aktif yang sama, namun formulasi akhirnya tidak sama.

Berbagai jenis formulasi berarti:

• Sistem fisik yang berbeda
• Spesifikasi berbeda
• Parameter QC yang berbeda
• Kemasan berbeda
• Identitas pendaftaran yang berbeda

Oleh karena itu, Pertama-tama, pastikan produk mana yang sedang Anda ulas sebelum membandingkan angka-angkanya.

Langkah 2: Periksa Versi Spesifikasi

Ini adalah langkah yang cenderung diabaikan oleh banyak personel pengadaan.

Jangan hanya bertanya:

“Apakah Anda memiliki spesifikasi?”

Anda juga perlu mengkonfirmasi:

Versi spesifikasi mana yang digunakan untuk batch ini?

Pemeriksaan yang disarankan:

Item kontrol dokumen	Apa yang perlu dikonfirmasi?
Nama Produk	Apakah hal itu konsisten?
Perumusan	Apakah hal itu konsisten?
Nomor Spesifikasi	Apakah hal itu konsisten?
Revisi	Apakah ini versi yang disetujui?
Tanggal berlaku	Apakah masih berlaku?
Referensi Persetujuan	Apakah bisa dilacak?

Sebagai contoh:

Pesanan pembelian tersebut dieksekusi sesuai dengan Spesifikasi Rev. 02.

Namun, COA yang diberikan oleh pemasok menyatakan bahwa pengujian dilakukan sesuai dengan Rev. 01.

Dalam situasi ini, kita tidak bisa hanya melihat apakah hasilnya sesuai dengan spesifikasi.

Pertama, perlu dipastikan apakah ada perubahan antara Rev. 01 dan Rev. 02 yang memengaruhi kriteria penerimaan untuk batch ini.

Kontrol versi ini sangat penting, terutama untuk pembelian jangka panjang dan berulang.

Karena ketika perselisihan muncul setahun kemudian, masalah yang paling merepotkan seringkali bukanlah "berapa banyak produk yang telah diuji," melainkan:

“Standar apa yang sebenarnya digunakan oleh kedua pihak untuk pembelian pada saat itu?”

Langkah 3: Cocokkan COA dengan Batch Produksi Aktual
COA sampel dan COA batch komersial tidak boleh disamakan.

Jika pemasok memberi Anda COA (Certificate of Analysis) tahap sampel, itu terutama mengesahkan hasil dari sampel yang diuji.

Jika batch yang sedang dipersiapkan untuk ekspor adalah Batch Komersial, Anda harus memverifikasi bahwa COA sesuai dengan batch produksi yang sebenarnya.

Setidaknya, periksa:

Informasi Batch	Poin-Poin Audit Utama
Nomor batch	Apakah sesuai dengan pengiriman sebenarnya?
Tanggal produksi	Apakah ini masuk akal?
Tanggal Tes	Apakah ini sesuai dengan pengujian batch ini?
Kode produk	Apakah hal itu konsisten?
Pengkodean Paket	Apakah penelusuran jejak dimungkinkan?
Kode Karton / Label	Apakah sesuai dengan batch-nya?

Sebagai contoh:

DENGAN:

Batch A20261001

Barang-barang aktual yang disiapkan untuk pemuatan kontainer:

Batch B20261005

Dalam hal ini, COA untuk Batch A tidak dapat secara langsung berfungsi sebagai bukti kualitas untuk Batch B.

Hal ini tidak serta merta menunjukkan adanya masalah kualitas produk.

Namun, ini berarti:

COA ini belum memverifikasi batch pengiriman yang sebenarnya.

Untuk pembelian massal pertama, disarankan untuk menghubungkan persetujuan sampel dengan tinjauan batch komersial. Anda juga dapat merujuk ke Pengujian Sampel Pestisida Sebelum Pemesanan Massal untuk mempelajari cara menghubungkan persetujuan sampel dengan produksi massal dan kontrol kualitas (QC) batch selanjutnya.

Langkah 4: Bandingkan Setiap Butir Tes yang Diperlukan dengan Spesifikasi

Anda hanya dapat melanjutkan ke tinjauan COA (Certificate of Analysis) setelah mengkonfirmasi produk dan nomor batch.

Disarankan untuk membuat tabel audit sederhana:

Uji Butir	Spesifikasi yang Disetujui	Hasil COA	Status	Pesan
Bahan aktif	Rentang yang Disetujui	Hasil Aktual	Lulus / Tahan / Gagal	Bandingkan secara langsung
Penampilan	Persyaratan yang Disetujui	Pengamatan Aktual	Lulus / Tahan / Gagal	Periksa konsistensi
pH	Rentang yang Disetujui	Hasil Aktual	Lulus / Tahan / Gagal	Mana yang berlaku
Ketergantungan	Persyaratan yang Disetujui	Hasil Aktual	Lulus / Tahan / Gagal	Mana yang berlaku
Saringan Basah	Batas yang Disetujui	Hasil Aktual	Lulus / Tahan / Gagal	Mana yang berlaku
Parameter lainnya	Khusus produk	Hasil Aktual	Lulus / Tahan / Gagal	Tinjau sesuai kebutuhan

Berikut adalah prinsip yang sangat penting:

Tidak semua pestisida harus menjalani item pengujian COA yang persis sama.

Formulasi yang berbeda—seperti SC, EC, WP, WDG, SL, OD, dan FS—memiliki sifat fisik yang berbeda, sehingga parameter kualitas yang berlaku juga bervariasi.

Sebagai contoh, produk SC mungkin memerlukan fokus pada kemampuan tersuspensi, saringan basah, viskositas, atau sifat fisik lain yang relevan.

Sebaliknya, tinjauan terhadap produk EC mungkin lebih berfokus pada parameter seperti karakteristik emulsi.

Jadi, jangan menerapkan daftar periksa SC COA secara mekanis ke semua pestisida.

Langkah 5: Periksa Metode Pengujian, Bukan Hanya Angkanya

Inilah kunci untuk menentukan apakah COA (Certificate of Analysis) benar-benar sebanding.

Anggapan:

Persyaratan spesifikasi:

Suspensibilitas ≥ X%

Sertifikat Keaslian (COA) menunjukkan:

Hasil = Y%

Tampaknya sederhana.

Namun Anda juga harus bertanya:

Bagaimana hasil tersebut diukur?

Karena faktor-faktor seperti:

• Persiapan Sampel
• Kualitas air
• Suhu
• Penyejuk
• Prosedur Analitis
• Metode kalkulasi
• Versi Metode

Semua hal tersebut dapat memengaruhi hasil tes.

Sistem spesifikasi pestisida FAO/WHO menekankan penggunaan metode pengujian yang jelas, andal, dan tervalidasi dengan tepat untuk evaluasi kualitas; dokumentasi teknisnya juga secara khusus mencatat bahwa CIPAC telah lama menyediakan sejumlah besar metode untuk menguji sifat kimia dan fisik formulasi pestisida.

Oleh karena itu, hubungan audit yang lebih profesional seharusnya:

Parameter → Metode Pengujian → Batas Penerimaan → Hasil Aktual

alih-alih sekadar:

Parameter → Angka

Jika pembeli berencana untuk mengatur pengujian laboratorium independen, mereka juga harus memastikan terlebih dahulu apakah metode pengujian yang digunakan oleh kedua pihak dapat dibandingkan.

Langkah 6: Periksa Satuan dan Ekspresi Hasil

Ini adalah area di mana kesalahan penilaian sangat umum terjadi dalam pengadaan sebenarnya.

Sebagai contoh, Spesifikasi menyatakan:

250 g / L

Meskipun COA menyatakan:

25%

Kita tidak bisa begitu saja berasumsi bahwa:

250 = 25%

dan oleh karena itu menyimpulkan bahwa kedua hasil tersebut sepenuhnya dapat dipertukarkan.

Anda harus mengkonfirmasi terlebih dahulu:

• g/L atau g/kg
• w/w atau w/v
• apakah kepadatan terlibat
• dasar untuk menyatakan hasil tes
• Notasi yang digunakan dalam Dokumen Pendaftaran
• Apa metode ekspresi yang dipersyaratkan oleh Spesifikasi?

Untuk beberapa Bahan Aktif, perlu juga dikonfirmasi dasar ekspresi kimia mana yang dilaporkan, misalnya:

• setara asam
• garam
• ester
• bagian aktif

Ekspresi-ekspresi ini tidak dapat ditentukan hanya berdasarkan nilai numerik.

Oleh karena itu, jika satuan tidak konsisten, pendekatan yang paling profesional bukanlah dengan "menebak konversinya sendiri."

Lebih tepatnya:

Pertama-tama, pastikan dasar ekspresinya, kemudian lakukan konversi teknis dan penilaian kepatuhan yang sesuai.

Langkah 7: Jangan Gunakan Toleransi Universal untuk Setiap Pestisida

Ini adalah poin yang harus ditekankan secara khusus dalam artikel tersebut.

Hal ini sering terlihat secara online:

“Kandungan bahan aktif dalam pestisida diperbolehkan bervariasi sebesar ±5%.”

Pernyataan ini tidak cocok untuk digunakan secara langsung sebagai standar pengadaan universal untuk semua pestisida.

Spesifikasi, bahan aktif, formulasi, standar referensi, dan persyaratan peraturan dapat bervariasi di antara produk yang berbeda.

Bahkan spesifikasi FAO/WHO bukanlah standar komersial seragam yang dapat diterapkan secara mekanis pada semua produk pemasok secara terpisah dari produk spesifik dan tujuan penggunaannya. FAO secara jelas membedakan antara berbagai prosedur spesifikasi dan dasar penerapannya masing-masing.

Oleh karena itu, selama audit, pendekatan berikut harus diikuti:

Spesifikasi yang Disetujui Terlebih Dahulu → Hasil Aktual Kemudian

Daripada:

Toleransi Internet Utama → COA Kedua

Jika pihak pembeli telah menetapkan Kriteria Penerimaan dalam kontrak atau Spesifikasi yang disetujui, penilaian harus dilakukan sesuai dengan persyaratan formal yang berlaku.

Langkah 8: Periksa Parameter Kualitas Spesifik Formulasi

Kandungan Bahan Aktif itu penting, tetapi untuk Formulasi Jadi, biasanya bukan satu-satunya faktor.

Perumusan	Area Fokus Audit Umum
SC	Bahan Aktif, Kemampuan Tersuspensi, Ayakan Basah, Viskositas, Sifat-sifat terkait Penyimpanan, dll.
EC	Bahan Aktif, Karakteristik Emulsi, Keasaman/Alkalinitas, dll.
SL	Bahan Aktif, Stabilitas Larutan, pH, dll.
WP	Bahan Aktif, Kemampuan Pembasahan, Kemampuan Tersuspensi, Ayakan Basah, dll.
WG / WDG	Bahan Aktif, Dispersibilitas, Suspensibilitas, Ayakan Basah, Sifat Granul, dll.
OD	Bahan Aktif, Perilaku Dispersi, Ayakan Basah, Viskositas, dll.
FS	Bahan Aktif, Perilaku Suspensi, Viskositas, dan Sifat Perlakuan Benih yang Berlaku

Ini adalah pedoman audit; ini bukan merupakan daftar periksa pengujian yang wajib dan seragam. untuk semua produk.

Pengujian sebenarnya tetap harus dilakukan sesuai dengan Spesifikasi Produk dan Metode Pengujian yang berlaku.

Jika tim pengadaan Anda perlu membedakan antara pendekatan pengendalian mutu untuk berbagai jenis formulasi, lihat Jenis-Jenis Formulasi Pestisida: Panduan Pembeli.

Langkah 9: Tinjau Hasil yang Hilang dengan Cermat

Jika Anda melihat hasil yang hilang pada COA, jangan langsung menyimpulkan:

“Produk ini tidak sesuai standar.”

Anda harus membedakan terlebih dahulu antara dua skenario.

Data hilang

Sebagai contoh:

Spesifikasi tersebut mensyaratkan pengujian tertentu.

COA tidak melaporkannya.

Dalam hal ini, Anda hanya dapat menyimpulkan:

Audit belum selesai.

Daripada:

Produk tersebut gagal.

Tidak adanya hasil tidak selalu berarti hasil tersebut tidak sesuai.

Hasil di Luar Spesifikasi

Skenario lainnya adalah:

Spesifikasi tersebut secara jelas mendefinisikan rentang penerimaan.

COA memberikan hasil yang sebenarnya.

Hasil tersebut jelas melebihi batas yang berlaku.

Hanya setelah itu hal tersebut dapat dianggap sebagai penyimpangan kualitas yang sebenarnya, yang memerlukan penanganan lebih lanjut sesuai dengan sistem kualitas dan perjanjian kontrak.

Kedua situasi ini sangat berbeda.

Langkah 10: Apa yang Harus Anda Lakukan Jika Hasil COA Tidak Sesuai Spesifikasi?

Jika suatu hasil memang gagal memenuhi spesifikasi yang disetujui, tidak disarankan untuk sekadar mereduksi masalah tersebut menjadi:

“Coba uji lagi.”

Proses yang lebih masuk akal adalah:

Identifikasi → Verifikasi → Investigasi → Koreksi jika Perlu → Uji Ulang Jika Diperlukan → Rilis atau Tolak

Anda dapat mengikuti logika ini:

Situasi	Tindakan yang direkomendasikan
Hasil Tes yang Hilang	Minta data tambahan yang valid
Ketidakkonsistenan Unit	Konfirmasikan dasar ekspresi
Metode pengujian yang berbeda	Konfirmasikan kes comparability metode
Diduga terjadi kesalahan entri data.	Verifikasi catatan sumber
Konfirmasi OOS	Memulai Penyimpangan / Investigasi
Investigasi mengkonfirmasi bahwa masalah tersebut dapat diperbaiki.	Tangani secara terkontrol sesuai dengan sistem mutu.
Uji ulang setelah koreksi	Konfirmasikan bahwa pengujian ulang memiliki dasar teknis.
Masih gagal memenuhi persyaratan	Ditangani sesuai dengan prosedur kualitas dan kontrak.

Yang paling penting:

Jangan menandai penyimpangan yang belum terselesaikan sebagai "disetujui" hanya untuk memenuhi tenggat waktu pengiriman.

Jika terjadi pengerjaan ulang atau tindakan korektif, kepatuhan produk terhadap persyaratan yang berlaku pada akhirnya harus dikonfirmasi ulang.

Langkah 11: Periksa Apakah COA Mencakup Setiap Batch dalam Pengiriman

Satu pesanan pembelian mungkin tidak hanya sesuai dengan satu batch produksi.

Sebagai contoh, pesanan pembelian dapat mencakup:

• Angkatan A
• angkatan B
• Angkatan C

Dalam hal ini, Anda perlu mengkonfirmasi:

Bagaimana setiap batch komersial diuji dan dilacak?

Anda dapat membangun hubungan berikut:

Nomor Batch Produksi → Kode Kemasan → Karton → COA → Pengiriman

Sebagai contoh:

Sekumpulan	COA	Kode Kemasan	Pengiriman
A	COA-A	A	Termasuk
B	COA-B	B	Termasuk
C	COA-C	C	Termasuk

Hal ini memastikan bahwa kedua pihak dapat dengan cepat mengidentifikasi batch yang bersangkutan jika terjadi keluhan kualitas di kemudian hari.

Proses pengendalian mutu ekspor POMAIS yang ada juga menekankan hubungan ketertelusuran antara Batch Produksi, Kode Pengemasan, COA Batch, dan Pengiriman.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang proses pengendalian mutu lengkap mulai dari produksi hingga pemuatan kontainer, silakan merujuk ke Bagaimana Kualitas Pestisida Dikendalikan Sebelum Diekspor.

Contoh Praktis Audit COA Pestisida

Berikut ini contoh fiktif Mengilustrasikan logika audit.

Catatan: Angka-angka di bawah ini hanya digunakan untuk menunjukkan metode audit; angka-angka tersebut tidak mewakili spesifikasi hukum dari produk pestisida sebenarnya, dan juga bukan data COA sebenarnya dari POMAIS.

Anggaplah produk berikut telah dibeli:

Contoh Produk: 250 g/L SC

Spesifikasi yang disetujui menetapkan:

Uji Butir	Spesifikasi yang Disetujui
Bahan aktif	Rentang Penerimaan yang Ditentukan
pH	Rentang yang ditentukan
Ketergantungan	Persyaratan Minimum
Saringan Basah	Batas yang ditentukan

COA yang diajukan oleh pemasok:

Uji Butir	Spesifikasi	Hasil COA	Audit
Bahan aktif	Dalam kisaran yang disetujui	Dalam jangkauan	Lulus
pH	Dalam kisaran yang disetujui	Dalam jangkauan	Lulus
Ketergantungan	Memenuhi minimum	Memenuhi minimum	Lulus
Saringan Basah	Wajib	tidak dilaporkan	Memegang

Kelompok ini tidak dapat diklasifikasikan secara langsung sebagai:

Produk Gagal

Karena yang hilang adalah data, bukan bukti bahwa hasil tes tersebut tidak sesuai.

Kesimpulan yang lebih akurat adalah:

Ditangguhkan — Informasi tambahan diperlukan sebelum persetujuan pengiriman akhir.

Peninjauan akan dilanjutkan setelah pemasok memberikan data yang valid.

Perbedaan ini sangat penting bagi personel pengadaan.

Hasil Hilang ≠ Hasil Gagal

Apa Saja Tanda Bahaya Paling Umum dalam Sertifikat Analisis Pestisida?

Jika Anda perlu meninjau sejumlah besar dokumen pemasok setiap hari, prioritaskan pemeriksaan hal-hal berikut.

Bendera merah	Mengapa Hal Ini Patut Diperhatikan
Tidak ada Nomor Batch	Tidak dapat memastikan batch produksi mana yang sesuai dengan COA tersebut.
Nama Produk Salah	Identitas produk mungkin tidak konsisten.
Formulasi yang Salah	Mungkin bukan formula akhir yang sama.
Versi Spesifikasi Hilang	Tidak dapat memastikan standar mana yang digunakan untuk pengujian.
Tes yang Diperlukan Tidak Tersedia	Audit tidak dapat diselesaikan sepenuhnya.
Hanya “LULUS” yang Ditampilkan	Hasil aktual tidak dapat diverifikasi secara langsung.
Unitnya Berbeda	Perbandingan langsung mungkin tidak memungkinkan.
Metode Pengujian Tidak Tersedia	Keterbandingan hasil perlu dikonfirmasi.
Tanggal COA Tidak Jelas	Tidak dapat menentukan kesesuaian data.
Contoh COA yang Digunakan untuk Batch Massal	Tidak dapat memverifikasi batch komersial secara otomatis.
Kemasan berbeda pada karton.	Ketertelusuran harus dikonfirmasi ulang.
Dokumen yang Bertentangan	Konsistensi dokumen teknis harus diverifikasi.

Namun, harap diperhatikan:

“Tanda Bahaya” tidak secara otomatis berarti “Penipuan.”

Sebagai contoh, jika COA tidak mencantumkan nomor batch, hal itu bisa disebabkan oleh masalah pada templat dokumen atau pemasok memberikan versi yang salah.

Proses pengadaan yang profesional seharusnya:

Identifikasi Masalah → Minta Bukti → Verifikasi → Buat Keputusan

Daripada:

Jika Anda melihat perbedaannya → Segera tuduh pemasoknya

Pendekatan ini lebih sesuai dengan manajemen kualitas B2B yang sebenarnya.

Bagaimana Anda Harus Memutuskan: Lulus, Tahan, atau Tolak?

Untuk membantu personel pengadaan membuat keputusan cepat, tiga status sederhana dapat digunakan.

Status	Skenario yang Berlaku	Tindakan yang direkomendasikan
Lulus	Semua persyaratan yang berlaku telah diverifikasi dan dipenuhi.	Lanjutkan ke langkah berikutnya
Memegang	Data penting hilang atau terdapat masalah yang belum terselesaikan.	Jangan dirilis untuk saat ini
Tidak Sesuai	Data yang dapat diandalkan membuktikan ketidakpatuhan terhadap persyaratan yang berlaku.	Tidak boleh langsung dirilis sebagai batch yang sesuai standar.

Ada perbedaan penting lainnya di sini:

“Tahan” tidak sama dengan “Tolak.”

Jika hasil yang dipersyaratkan tidak tercantum dalam COA, Anda mungkin perlu mengirimkan dokumen tambahan.

Jika hasilnya berada di luar spesifikasi, investigasi penyimpangan formal mungkin diperlukan.

Oleh karena itu, personel pengadaan tidak boleh mengkategorikan semua masalah hanya sebagai "Dapat diterima" atau "Ditolak."

Dalam operasional bisnis sebenarnya, menambahkan Memegang Status dapat secara signifikan mengurangi perselisihan yang tidak perlu.

Apakah Pembeli Harus Meminta Pengujian Independen Sebelum Pengiriman?

Tidak setiap pengiriman memerlukan pengujian pihak ketiga.

Keputusan untuk mengatur pengujian independen harus didasarkan pada risiko yang terkait dengan pesanan tersebut.

Situasi-situasi berikut ini memerlukan pertimbangan lebih lanjut:

• Pesanan Pertama dengan Pemasok Baru
• Pengiriman Bernilai Tinggi
• Produk yang Terkait dengan Registrasi
• Pengadaan Pemerintah atau Tender
• Sengketa Kualitas Sebelumnya
• Spesifikasi Produk Penting
• Kontrak Pembeli Membutuhkan Verifikasi Independen

Pengujian pihak ketiga dapat mencakup:

• Sampling
• Analisis Bahan Aktif
• Parameter Fisik yang Relevan
• Inspeksi Kemasan
• Verifikasi Kuantitas
• Verifikasi Pengiriman

Namun, penting untuk mengklarifikasi:

Pengujian independen berfungsi sebagai lapisan verifikasi tambahan; ini bukan pengganti tanggung jawab QC standar pemasok.

Demikian pula, satu hasil uji pihak ketiga yang lulus tidak berarti bahwa semua batch selanjutnya dari pemasok akan otomatis lulus.

Bagaimana Audit COA Terintegrasi ke dalam Proses Ekspor Secara Keseluruhan?

Audit COA bukanlah keseluruhan proses pengendalian mutu ekspor.

Ini lebih seperti salah satu pos pemeriksaan utama.

Proses lengkapnya dapat dipahami sebagai:

Spesifikasi Produk

↓

Persetujuan Sampel

↓

Produksi Komersial

↓

Pemeriksaan Kualitas Batch Selesai

↓

COA Batch

↓

Pengemasan & Verifikasi Batch

↓

Tinjauan Dokumen

↓

Rilis Pengiriman

Oleh karena itu, jika Anda hanya mengandalkan satu COA (Certificate of Analysis) untuk mengevaluasi seluruh pesanan, Anda mungkin akan mengabaikan hal-hal berikut:

• Kemasan yang Salah
• Label Salah
• Pengkodean Batch yang Salah
• Jumlah yang Salah
• Ketidaksesuaian Dokumen
• Penyimpangan Kualitas yang Belum Terselesaikan

Proses pengendalian mutu ekspor POMAIS yang sudah ada telah menghubungkan langkah-langkah ini.

Untuk proyek pengadaan yang membutuhkan sistem dokumentasi teknis yang lebih komprehensif, Anda juga dapat merujuk ke Dokumen Teknis Pestisida: Apa yang Harus Diminta Pembeli dari Pemasok.

Spesifikasi Pestisida Pra-Pengiriman vs. Daftar Periksa COA

Jika Anda perlu menerapkan informasi dalam artikel ini secara langsung pada pekerjaan pengadaan Anda, Anda dapat menggunakan daftar periksa di bawah ini.

Item Audit	Pemeriksaan Pembeli
Identitas Produk	Apakah bahan aktif, konsentrasi, dan formulasinya konsisten?
Spesifikasi	Apakah versi yang benar dan disetujui sedang digunakan?
Revisi Spesifikasi	Apakah revisi dan tanggal efektifnya sudah dikonfirmasi?
Nomor batch	Apakah COA (Certificate of Analysis) sesuai dengan batch komersial yang sebenarnya?
Tanggal produksi	Apakah ketertelusuran terjamin?
uji Produk	Apakah semua item yang dipersyaratkan oleh Spesifikasi telah tercakup?
Metode tes	Apakah metode pengujian didefinisikan dengan jelas dan dapat dibandingkan?
unit	Apakah satuan seperti g/L, g/kg, dan % konsisten atau telah dikonversi dengan benar?
Bahan aktif	Apakah hasil aktual memenuhi kriteria penerimaan yang berlaku?
Sifat fisik	Apakah parameter spesifik formulasi yang berlaku memenuhi persyaratan?
Pengotor yang Relevan	Jika berlaku, apakah audit terkait telah selesai dilakukan?
Data hilang	Apakah ada kesenjangan data yang belum teratasi?
Hasil OOS	Apakah ada hasil yang berada di luar spesifikasi?
Pengemasan	Apakah kemasan tersebut sesuai dengan persyaratan yang telah disetujui?
Pengkodean Batch	Apakah label, kemasan, karton, dan COA (Certificate of Analysis) sesuai?
Pengiriman	Apakah semua batch yang dikirim memiliki justifikasi kualitas yang jelas?
Penyimpangan	Apakah ada masalah kualitas yang belum terselesaikan?
Keputusan terakhir	Lulus, Ditunda, atau Tidak Sesuai?

Nilai sebenarnya dari tabel ini bukanlah untuk membuat pembeli mengisi formulir lain lagi.

Nilainya terletak pada kemampuannya mengubah “Saya rasa COA ini baik-baik saja” menjadi:

Apa yang saya periksa, apa dasarnya, item mana yang sudah lolos, dan item mana yang masih perlu konfirmasi.

Apa yang Harus Ditanyakan Pembeli kepada Pemasok Sebelum Pengiriman?

Jika Anda ingin meningkatkan efisiensi komunikasi dengan pemasok, tidak disarankan untuk sekadar mengirimkan:

“Mohon kirimkan COA-nya.”

Sebagai gantinya, Anda bisa bertanya langsung:

Spesifikasi produk mana yang disetujui yang digunakan untuk batch ini?

Berapakah nomor batch produksinya?

Apakah COA ini mewakili batch sebenarnya yang disiapkan untuk pengiriman?

Metode pengujian apa yang digunakan untuk hasil yang dilaporkan?

Apakah semua parameter spesifikasi yang dibutuhkan sudah disertakan?

Apakah ada penyimpangan kualitas yang belum terselesaikan?

Jika pengiriman berisi beberapa batch, dapatkah Anda memberikan COA (Certificate of Analysis) yang sesuai untuk setiap batch?

Pertanyaan-pertanyaan ini menunjukkan tingkat profesionalisme yang lebih tinggi daripada sekadar meminta "COA" (Sertifikat Keaslian).

Karena yang sebenarnya Anda butuhkan adalah:

Bukti Kualitas yang Dapat Dilacak

bukan sekadar file PDF.

Bagaimana POMAIS Menangani Diskusi Spesifikasi dan Kualitas Batch

POMAIS bekerja sama dengan importir pestisida, distributor, perusahaan registrasi, dan merek perlindungan tanaman yang membutuhkan produk komersial untuk memenuhi persyaratan produk yang telah ditentukan.

Untuk proyek pengadaan, diskusi teknis dapat dimulai dengan:

• Bahan aktif
• Konsentrasi
• Perumusan
• Negara Tujuan
• Spesifikasi Produk
• Pengemasan
• Jumlah yang Diharapkan
• Status Pendaftaran
• Dokumen Teknis yang Diperlukan

Tergantung pada produk dan proyeknya, paket dokumentasi dapat mencakup Spesifikasi Produk, COA, TDS, SDS/MSDS, informasi terkait batch, dan dokumen pendukung teknis atau registrasi lainnya yang berlaku.

Poin pentingnya bukan hanya berapa banyak dokumen yang dapat dikirim oleh pemasok.

Pertanyaan yang lebih bermanfaat adalah apakah:

Identitas produk jelas, spesifikasi telah disepakati, nomor batch dapat ditelusuri, dan COA dapat dievaluasi berdasarkan kriteria penerimaan yang benar.

Anda juga dapat meninjau yang terkini Portofolio produk pestisida POMAIS saat membandingkan bahan aktif dan formulasi yang tersedia untuk pasar Anda.

Untuk proyek pengadaan bahan baku, pembeli dapat memberikan informasi mengenai bahan aktif, konsentrasi, formulasi, negara tujuan, persyaratan pengemasan, dan perkiraan jumlah pesanan. Hal ini memungkinkan persyaratan teknis dan komersial untuk diklarifikasi sebelum produksi massal dimulai.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah Sertifikat Analisis (COA) Cukup untuk Menyetujui Pengiriman Pestisida?

Nomor

COA (Certificate of Analysis) menyediakan informasi pengujian spesifik batch, tetapi harus ditinjau berdasarkan Spesifikasi Produk yang berlaku dan dikaitkan dengan batch pengiriman yang sebenarnya.

Pengemasan, identitas batch, pelabelan, dan persyaratan komersial lainnya mungkin juga memerlukan verifikasi terpisah.

Apa Perbedaan Antara Spesifikasi Pestisida dan COA?

Spesifikasi Produk mendefinisikan standar yang diharapkan dipenuhi oleh produk tersebut.

COA melaporkan hasil aktual yang diperoleh dari sampel atau batch produksi tertentu.

COA menjadi jauh lebih bermanfaat ketika hasilnya dapat dibandingkan secara langsung dengan Spesifikasi yang telah disetujui.

Apakah COA (Certificate of Analysis) harus mencantumkan nomor batch?

Untuk verifikasi kualitas tingkat batch, referensi batch atau lot yang jelas sangat penting karena memungkinkan pembeli untuk menghubungkan COA dengan barang komersial yang sebenarnya.

Bisakah saya menggunakan contoh COA untuk pengiriman dalam jumlah besar?

Tidak secara otomatis.

Sertifikat Analisis (COA) sampel menjelaskan sampel yang diuji. Sertifikat ini tidak boleh secara otomatis dianggap sebagai bukti bahwa batch produksi komersial selanjutnya memenuhi persyaratan yang sama.

Batch komersial harus dievaluasi sesuai dengan Spesifikasi Produk yang disetujui dan prosedur pengendalian mutu tingkat batch yang sesuai.

Bagaimana Jika Salah Satu Hasil Tes yang Diperlukan Hilang dari COA?

Jangan secara otomatis mengklasifikasikan produk tersebut sebagai tidak sesuai standar.

Pertama, tentukan apakah pengujian tersebut diperlukan untuk batch tersebut dan apakah informasi yang hilang dapat diberikan atau diverifikasi secara sah.

Sampai masalah teratasi, pengiriman mungkin perlu ditunda.

Bagaimana Jika Hasil COA Berada di Luar Spesifikasi?

Anggaplah ini sebagai penyimpangan kualitas yang memerlukan penyelidikan yang sesuai.

Jangan hanya menyesuaikan batas penerimaan agar hasilnya lolos.

Tergantung pada situasinya, hasilnya mungkin perlu diverifikasi, penyebabnya diselidiki, dan tindakan korektif atau pengujian tambahan dipertimbangkan sesuai dengan sistem mutu yang berlaku.

Apakah Setiap Pestisida Menggunakan Parameter COA yang Sama?

Nomor

Parameter yang berlaku bergantung pada bahan aktif, formulasi, spesifikasi produk, konteks peraturan, dan tujuan penggunaan.

Produk SC, EC, WP, WDG, atau FS mungkin memiliki persyaratan kualitas fisik yang berbeda.

Apakah Ada Aturan Universal ±5% untuk Penerimaan COA Pestisida?

Nomor

Pembeli tidak boleh menerapkan toleransi universal yang sama untuk setiap pestisida.

Persyaratan penerimaan harus berasal dari spesifikasi produk yang berlaku, persyaratan registrasi, referensi teknis yang diakui, dan kriteria komersial yang disepakati.

Apakah Pembeli Harus Meminta Pengujian Pihak Ketiga untuk Setiap Pengiriman?

Belum tentu.

Pengujian independen dapat bermanfaat untuk proyek berisiko tinggi atau bernilai tinggi, pesanan pertama, produk yang terkait dengan registrasi, tender, atau situasi di mana pembeli memerlukan verifikasi tambahan.

Lingkup yang tepat harus ditentukan berdasarkan risiko.

Apakah Sertifikat Analisis (COA) yang Lulus Membuktikan Bahwa Pestisida Dapat Diimpor?

Nomor

Kualitas produk dan otorisasi regulasi adalah dua hal yang terpisah.

Pembeli tetap harus mengkonfirmasi pendaftaran pasar tujuan, persyaratan impor, pelabelan, pengemasan, dan persyaratan peraturan lain yang berlaku.

Bisakah satu COA (Certificate of Analysis) mencakup beberapa batch produksi?

Hal ini tidak boleh diasumsikan secara otomatis.

Jika pengiriman berisi beberapa batch, pembeli harus memastikan bagaimana setiap batch diuji dan bagaimana catatan COA yang relevan sesuai dengan barang sebenarnya.

Keputusan Akhir Pra-Pengiriman

Sebelum menyetujui pengiriman pestisida, jangan hanya bertanya:

“Apakah pemasok mengirimkan COA?”

Ajukan lima pertanyaan bermanfaat lainnya:

1. Apakah ini produk yang persis sama dengan yang telah kami setujui?

2. Apakah ini versi spesifikasi yang benar?

3. Apakah COA sesuai dengan batch produksi yang sebenarnya?

4. Apakah hasil yang dilaporkan memenuhi kriteria penerimaan yang berlaku dengan menggunakan metode yang tepat?

5. Apakah ada masalah kualitas, ketertelusuran, atau dokumentasi yang belum terselesaikan?

Jika jawabannya jelas, COA menjadi bukti yang berguna dalam proses pelepasan pengiriman.

Jika salah satu jawaban penting tidak jelas, keputusan yang tepat sering kali adalah... Tahan dan verifikasi, tidak langsung disetujui dan tidak langsung ditolak.

Dalam pengadaan pestisida internasional, perbedaan kecil itu dapat mencegah masalah dokumen teknis berkembang menjadi sengketa pengiriman.

Tujuan audit COA bukanlah untuk mengumpulkan lebih banyak dokumen. Tujuannya adalah untuk membangun hubungan yang jelas dan dapat ditelusuri antara spesifikasi yang disetujui, batch aktual, hasil pengukuran, dan produk yang dikirim.